Thuê dịch vụ vệ sinh dài hạn đang là lựa chọn của nhiều văn phòng, tòa nhà, nhà máy, trung tâm thương mại và cơ sở kinh doanh. Thay vì tự tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên vệ sinh, doanh nghiệp có thể giao toàn bộ công việc cho một đơn vị chuyên nghiệp để tiết kiệm nguồn lực và duy trì môi trường làm việc sạch sẽ.
Tuy nhiên, hợp đồng càng dài thì việc lựa chọn và kiểm soát nhà cung cấp càng cần được thực hiện kỹ lưỡng. Một đơn vị làm tốt trong những tuần đầu chưa chắc có thể duy trì chất lượng ổn định sau 6 tháng, 1 năm hay lâu hơn.
Vậy thuê dịch vụ vệ sinh dài hạn doanh nghiệp cần kiểm tra những gì? Dưới đây là những yếu tố Cleanhouse khuyến nghị doanh nghiệp nên xem xét trước khi ký hợp đồng cũng như trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ.
Với một công việc vệ sinh phát sinh hoặc hợp đồng ngắn hạn, doanh nghiệp có thể tương đối dễ dàng đánh giá kết quả sau khi hoàn thành. Nhưng dịch vụ vệ sinh dài hạn lại khác.
Chất lượng vệ sinh phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như nhân sự, giám sát, máy móc, dụng cụ, hóa chất và khả năng quản lý của nhà cung cấp. Những yếu tố này có thể thay đổi theo thời gian.
Chẳng hạn, thời gian đầu nhà cung cấp bố trí đầy đủ nhân viên và giám sát thường xuyên. Sau một thời gian, nhân sự nghỉ việc nhưng không được bổ sung kịp thời, máy móc xuống cấp, dụng cụ không được thay mới hoặc những công việc định kỳ dần bị bỏ sót. Chất lượng vì thế có thể giảm xuống mà doanh nghiệp không nhận ra ngay.
Do đó, với hợp đồng dài hạn, doanh nghiệp không nên chỉ hỏi “đơn vị này có làm sạch không?” mà cần quan tâm thêm “họ có thể duy trì mức độ sạch đó trong bao lâu?”
Phạm vi công việc là một trong những nội dung quan trọng nhất cần kiểm tra trước khi ký hợp đồng.
Doanh nghiệp cần xác định rõ những khu vực nào thuộc phạm vi vệ sinh: sảnh, hành lang, văn phòng, cầu thang, thang máy, nhà vệ sinh, pantry, kho, khu sản xuất, khu vực ngoài trời…
Sau đó, từng khu vực cần được quy định cụ thể các đầu việc.
Ví dụ, đối với sảnh không nên chỉ ghi “vệ sinh sảnh” mà có thể cần xác định rõ: quét hoặc hút bụi, lau sàn, vệ sinh cửa kính, lau điểm tiếp xúc, làm sạch bàn ghế, thu gom rác…
Tần suất cũng cần được phân chia thành công việc hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng, hằng quý và công việc phát sinh.
Phạm vi càng rõ thì quá trình nghiệm thu và kiểm soát chất lượng sau này càng thuận lợi.
Nhân sự ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của một dự án vệ sinh dài hạn.
Doanh nghiệp nên kiểm tra nhà cung cấp dự kiến bố trí bao nhiêu nhân viên, làm những ca nào, mỗi người phụ trách khu vực nào và khối lượng công việc có phù hợp với thời gian làm việc hay không.
Đặc biệt, cần quan tâm đến phương án nhân sự dự phòng.
Nếu một nhân viên nghỉ phép, nghỉ ốm hoặc nghỉ việc đột xuất thì ai sẽ thay thế? Nhà cung cấp có đội ngũ cơ động hay phải chờ tuyển người mới?
Đối với công trình lớn, doanh nghiệp cũng nên xem xét việc bố trí tổ trưởng hoặc giám sát. Đây là người kiểm tra công việc, điều phối nhân viên và phối hợp với đại diện khách hàng khi có vấn đề phát sinh.
Số lượng nhân viên đầy đủ chưa đồng nghĩa với chất lượng tốt. Người lao động còn phải biết làm đúng cách.
Nhân viên cần được hướng dẫn về quy trình vệ sinh từng khu vực, cách sử dụng hóa chất, phân loại dụng cụ, vận hành máy móc và các yêu cầu về an toàn lao động.
Ví dụ, cùng là lau một bề mặt nhưng đá tự nhiên, kính, inox hay gỗ có thể cần phương pháp và hóa chất khác nhau. Sử dụng sai sản phẩm có thể khiến bề mặt bạc màu, ăn mòn hoặc nhanh xuống cấp.
Cleanhouse cho rằng doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến việc đào tạo nhân sự thay thế. Nhân viên mới không nên được đưa trực tiếp vào công trình mà chưa nắm được tiêu chuẩn và đặc thù của địa điểm.
Một phương án vệ sinh chuyên nghiệp không thể chỉ dựa vào nhân công.
Tùy đặc điểm công trình, nhà cung cấp có thể cần trang bị máy hút bụi, máy chà sàn, máy hút nước, máy đánh bóng cùng nhiều loại dụng cụ chuyên dụng.
Doanh nghiệp nên kiểm tra danh mục thiết bị ngay từ đầu và xác định trách nhiệm bảo trì, sửa chữa hoặc thay thế khi máy móc xuống cấp.
Dụng cụ cũng cần được quản lý hợp lý, đặc biệt là khăn lau, cây lau và dụng cụ sử dụng cho khu vực có yêu cầu vệ sinh cao. Việc phân khu hoặc mã hóa dụng cụ giúp hạn chế nguy cơ mang chất bẩn từ khu vực này sang khu vực khác.
Đối với hóa chất, cần quan tâm đến nguồn gốc, nhãn mác, hướng dẫn sử dụng, nồng độ và tài liệu an toàn khi cần thiết.
Một lỗi phổ biến trong hợp đồng vệ sinh là sử dụng những yêu cầu rất chung như:
“Đảm bảo sạch sẽ.”z
“Duy trì vệ sinh tốt.”
“Đảm bảo mỹ quan.”
Những yêu cầu này nghe hợp lý nhưng lại khó đo lường.
Doanh nghiệp nên xây dựng tiêu chuẩn cụ thể hơn thông qua KPI như tỷ lệ khu vực đạt yêu cầu, tỷ lệ hoàn thành checklist, số lỗi phát hiện trong kỳ, số phản ánh của người sử dụng, thời gian xử lý phản ánh hay tỷ lệ hoàn thành công việc định kỳ.
Khi tiêu chuẩn được lượng hóa, cả doanh nghiệp và nhà cung cấp đều biết chính xác chất lượng đang ở mức nào và vấn đề nằm ở đâu.
Một dịch vụ vệ sinh dài hạn không nên chỉ được kiểm tra khi khách hàng phàn nàn.
Doanh nghiệp cần biết ai kiểm tra, kiểm tra khi nào, dựa trên tiêu chí nào và lỗi được xử lý ra sao.
Tùy quy mô công trình, hoạt động kiểm tra có thể thực hiện hằng ngày bởi tổ trưởng, định kỳ bởi giám sát và kiểm tra chung giữa đại diện nhà cung cấp với khách hàng theo tuần hoặc tháng.
Checklist nên được xây dựng theo từng khu vực thay vì sử dụng một biểu mẫu chung cho toàn bộ công trình.
Các lỗi được phát hiện cũng cần được ghi nhận để theo dõi. Nếu cùng một lỗi xuất hiện liên tục, nguyên nhân có thể không còn nằm ở thao tác của một nhân viên mà ở chính phương án tổ chức công việc.
Không có dự án vệ sinh dài hạn nào có thể đảm bảo tuyệt đối không phát sinh lỗi. Điều đáng quan tâm hơn là nhà cung cấp xử lý lỗi như thế nào.
Doanh nghiệp nên xác định rõ đầu mối tiếp nhận phản ánh, thời gian phản hồi, thời gian khắc phục và người chịu trách nhiệm.
Ví dụ, khi nhà vệ sinh có mùi, sảnh xuất hiện vết bẩn hoặc một khu vực bị bỏ sót, phản ánh phải được chuyển đến đúng người và xử lý trong khoảng thời gian phù hợp.
Sau khi khắc phục cũng nên có bước kiểm tra lại thay vì chỉ thông báo “đã xử lý”.
Đây là yếu tố Cleanhouse đặc biệt khuyến nghị doanh nghiệp chú ý.
Ngày đầu triển khai thường chưa phản ánh đầy đủ năng lực của một nhà cung cấp. Điều quan trọng hơn là tháng thứ 6, tháng thứ 12 chất lượng còn được duy trì như thế nào.
Doanh nghiệp có thể định kỳ kiểm tra:
Nếu không kiểm soát, chất lượng có thể giảm rất từ từ. Mỗi ngày bỏ bớt một đầu việc nhỏ, mỗi tháng chậm một công việc định kỳ, sau một thời gian sẽ tạo ra khoảng cách lớn so với tiêu chuẩn ban đầu.
Giá thấp chưa chắc đồng nghĩa với tiết kiệm.
Khi so sánh báo giá, doanh nghiệp cần xem mức giá đã bao gồm những gì: nhân công, máy móc, dụng cụ, hóa chất hay vật tư tiêu hao.
Các công việc như giặt thảm, đánh bóng sàn, vệ sinh kính trên cao, tổng vệ sinh hoặc tăng cường nhân viên ngoài giờ có nằm trong hợp đồng không?
Nếu không, đơn giá phát sinh được tính như thế nào?
Doanh nghiệp nên so sánh giá trên cùng một phạm vi công việc, thay vì chỉ nhìn vào con số cuối cùng của báo giá.
Nhân viên vệ sinh thường xuyên làm việc trực tiếp tại cơ sở của khách hàng, tiếp xúc với tài sản, máy móc và nhiều khu vực nội bộ. Vì vậy, trách nhiệm của các bên cần được quy định rõ.
Doanh nghiệp nên kiểm tra tư cách pháp lý của nhà cung cấp, trách nhiệm đối với người lao động, yêu cầu về an toàn, bảo hiểm phù hợp và phương án xử lý khi xảy ra sự cố.
Hợp đồng cũng nên quy định trách nhiệm khi nhân viên làm hư hỏng tài sản, thất lạc chìa khóa, thẻ ra vào hoặc vi phạm quy định tại khu vực hạn chế.
Số năm hoạt động là một thông tin tham khảo, nhưng chưa đủ.
Một đơn vị từng vệ sinh văn phòng nhỏ chưa chắc đã phù hợp với nhà máy diện tích lớn. Ngược lại, nhà cung cấp chuyên về môi trường sản xuất có thể có phương án nhân sự, thiết bị và kiểm soát khác.
Doanh nghiệp nên tìm hiểu những dự án có quy mô và đặc điểm tương đồng mà nhà cung cấp từng triển khai.
Quan trọng hơn, hãy tìm hiểu khả năng duy trì khách hàng dài hạn và cách đơn vị đó xử lý khi chất lượng gặp vấn đề.
Một hợp đồng kéo dài 1–3 năm có thể trải qua rất nhiều thay đổi.
Doanh nghiệp có thể mở rộng văn phòng, tăng diện tích nhà xưởng, thay đổi giờ hoạt động, tổ chức sự kiện hoặc phát sinh thêm khu vực cần vệ sinh.
Vì vậy, ngay từ đầu nên xác định cơ chế điều chỉnh nhân sự, phạm vi công việc và chi phí.
Nhà cung cấp có khả năng linh hoạt sẽ giúp doanh nghiệp tránh phải xây dựng lại toàn bộ phương án mỗi khi nhu cầu thay đổi.
Một hợp đồng dài hạn cần có cơ chế đánh giá định kỳ.
Hai bên có thể thống nhất đánh giá chất lượng theo tháng hoặc quý, từ đó xác định các vấn đề cần cải thiện.
Đồng thời, hợp đồng cần quy định rõ thời gian khắc phục khi chất lượng không đạt, quyền yêu cầu thay đổi nhân sự, cách xử lý lỗi tái diễn, điều kiện điều chỉnh đơn giá và thời gian báo trước khi chấm dứt.
Điều này giúp tránh tình trạng chất lượng không đạt nhưng doanh nghiệp lại khó thay đổi nhà cung cấp.
Doanh nghiệp nên thận trọng khi gặp một nhà cung cấp có báo giá thấp bất thường nhưng không giải thích được phương án nhân sự.
Tương tự, việc không khảo sát công trình trước khi báo giá, phạm vi công việc quá chung chung, không có nhân sự dự phòng, thiếu hệ thống kiểm tra chất lượng hoặc không đưa ra thời gian xử lý phản ánh rõ ràng đều là những điểm cần xem xét.
Một dấu hiệu khác là nhà cung cấp cam kết rất nhiều nhưng không chuyển những cam kết đó thành tiêu chuẩn có thể kiểm tra và đo lường.
Trước khi quyết định, doanh nghiệp có thể rà soát nhanh 10 nhóm vấn đề:
Nếu một trong những vấn đề quan trọng trên vẫn chưa rõ, doanh nghiệp nên trao đổi lại với nhà cung cấp trước khi ký.
Lưu ý:
Chi phí chắc chắn là yếu tố quan trọng, đặc biệt với hợp đồng kéo dài nhiều năm. Nhưng chọn đơn vị rẻ nhất chưa chắc tạo ra tổng chi phí thấp nhất.
Một phương án thiếu người có thể khiến công việc thường xuyên bị tồn đọng. Máy móc không phù hợp khiến năng suất thấp. Thiếu giám sát làm lỗi lặp lại. Chất lượng vệ sinh kém còn ảnh hưởng đến hình ảnh không gian làm việc và khiến bộ phận quản lý của doanh nghiệp phải dành thêm thời gian xử lý.
Do đó, nên đánh giá đồng thời:
Chi phí + nhân sự + phạm vi công việc + tiêu chuẩn chất lượng + năng lực quản lý + khả năng duy trì dịch vụ.
Đối với dịch vụ vệ sinh dài hạn, giá trị không nằm ở việc công trình sạch đẹp trong vài ngày đầu mà ở khả năng duy trì tiêu chuẩn ổn định mỗi ngày.
Cleanhouse xây dựng phương án vệ sinh dựa trên đặc điểm thực tế của từng công trình, từ phạm vi công việc, bố trí nhân sự đến máy móc, dụng cụ và quy trình kiểm soát chất lượng.
Trong quá trình triển khai, việc kiểm tra và điều chỉnh cần được thực hiện liên tục nhằm phát hiện những điểm chưa phù hợp, hạn chế lỗi lặp lại và đảm bảo nguồn lực vệ sinh đáp ứng nhu cầu thực tế của khách hàng.
Với Cleanhouse, một hợp đồng vệ sinh dài hạn không đơn thuần là cung cấp nhân viên vệ sinh mà là quá trình tổ chức, giám sát và duy trì chất lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn đã thống nhất.
Thuê dịch vụ vệ sinh dài hạn có thể giúp doanh nghiệp giảm áp lực tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự vệ sinh. Tuy nhiên, để hợp đồng thực sự hiệu quả, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ ngay từ giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp và tiếp tục giám sát trong suốt thời gian hợp tác.
Phạm vi công việc, nhân sự, máy móc, hóa chất, KPI, cơ chế giám sát, chi phí, trách nhiệm rủi ro và điều khoản hợp đồng đều cần được làm rõ.
Đặc biệt, đừng chỉ đánh giá “ngày đầu tiên có sạch hay không”. Hãy xem nhà cung cấp có đủ năng lực để giữ chất lượng đó sau 6 tháng, 1 năm hay nhiều năm hay không.
Đó mới là yếu tố tạo nên giá trị thực sự của một dịch vụ vệ sinh dài hạn – và cũng là định hướng mà Cleanhouse theo đuổi trong quá trình đồng hành cùng khách hàng.
Cleanhouse – Sạch từng ly, chuẩn tiêu chí.
Mã : 1368
