Chi phí vệ sinh văn phòng mỗi tháng bao nhiêu là hợp lý? Thuê nhân viên vệ sinh 2 giờ mỗi ngày có tiết kiệm hơn thuê trọn gói không? Và vì sao có những công ty báo giá chỉ vài triệu đồng, trong khi đơn vị khác lại đưa ra mức cao hơn đáng kể, dù diện tích văn phòng gần như giống nhau?
Đây là những câu hỏi mà không ít doanh nghiệp gặp phải khi tìm thuê dịch vụ vệ sinh. Nhất là với những người phụ trách hành chính, quản lý văn phòng, việc cân đối ngân sách không hề đơn giản. Chọn dịch vụ quá đắt thì tốn chi phí vận hành, nhưng chọn giá rẻ chưa chắc đã tiết kiệm nếu chất lượng không đảm bảo hoặc thường xuyên phải trả thêm tiền cho những công việc phát sinh.
Thực tế, bảng giá dịch vụ vệ sinh văn phòng theo tháng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như diện tích, số giờ làm việc, tần suất vệ sinh, lượng nhân sự, vật tư sử dụng và yêu cầu làm sạch riêng của từng doanh nghiệp.
Trong bài viết này, Cleanhouse sẽ cùng bạn tìm hiểu cách tính chi phí vệ sinh văn phòng, tham khảo các mức giá phổ biến trên thị trường và nhận diện những khoản phát sinh dễ bị bỏ sót trước khi ký hợp đồng.
Trước tiên, cần hiểu rằng giá vệ sinh văn phòng theo tháng không có một mức cố định áp dụng cho tất cả doanh nghiệp. Một văn phòng nhỏ chỉ cần người đến lau dọn vài buổi trong tuần sẽ có mức chi phí khác hoàn toàn so với văn phòng cần nhân viên vệ sinh thường trực 8 giờ mỗi ngày.
Dưới đây là những mức giá tham khảo để doanh nghiệp dự trù ngân sách.
Theo bảng giá công khai của một số doanh nghiệp vệ sinh, đơn giá dịch vụ định kỳ có thể dao động quanh 40.000-75.000 đồng/giờ, tùy thời lượng và tần suất thuê. Mức giá thực tế còn phụ thuộc địa phương, yêu cầu công việc và điều kiện hợp đồng.
Bảng dưới đây minh họa chi phí theo hai đơn giá giả định 50.000 và 65.000 đồng/giờ.
| Thời gian vệ sinh | Tổng giờ/tháng | Chi phí tham khảo |
|---|---|---|
| 2 giờ/ngày, 20 ngày | 40 giờ | 2.000.000-2.600.000đ |
| 3 giờ/ngày, 20 ngày | 60 giờ | 3.000.000-3.900.000đ |
| 4 giờ/ngày, 22 ngày | 88 giờ | 4.400.000-5.720.000đ |
| 6 giờ/ngày, 22 ngày | 132 giờ | 6.600.000-8.580.000đ |
| 8 giờ/ngày, 22 ngày | 176 giờ | 8.800.000-11.440.000đ |
Lưu ý: Đây là bảng tính minh họa để dự toán, không phải bảng giá niêm yết của Cleanhouse. Các mức trên chưa xác định chi phí vật tư đặc biệt, công việc ngoài phạm vi hợp đồng và thuế VAT.
Với hình thức bán thời gian, nhân viên thường làm việc từ 2-4 giờ mỗi ngày. Công việc chủ yếu là quét lau sàn, đổ rác, làm sạch nhà vệ sinh, lau bàn ghế và khu vực sinh hoạt chung.
Hình thức này phù hợp với những văn phòng nhỏ, ít người sử dụng, không cần nhân viên túc trực liên tục.
Ngược lại, nhân viên toàn thời gian thường làm việc theo ca khoảng 8 giờ mỗi ngày. Ngoài vệ sinh đầu giờ hoặc cuối giờ, họ còn xử lý các công việc phát sinh trong ngày như thu gom rác, lau khu vực pantry, bổ sung giấy vệ sinh và vệ sinh lại những vị trí có tần suất sử dụng cao.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng ca làm việc 8 giờ không đồng nghĩa với 8 giờ liên tục lau dọn. Doanh nghiệp phải xây dựng danh sách công việc hợp lý, có thời gian nghỉ và bố trí nhiệm vụ phù hợp với từng khung giờ.
Diện tích là một trong những thông tin đầu tiên mà công ty vệ sinh cần biết khi lập báo giá. Tuy nhiên, không nên chỉ dựa vào diện tích để quyết định số lượng nhân sự.
Chẳng hạn, với văn phòng dưới 100m², một nhân viên làm việc 2-3 giờ mỗi ngày có thể đáp ứng nếu không gian đơn giản, ít bàn ghế và lượng người sử dụng không lớn.
Văn phòng từ 100-300m² thường cần khoảng 3-4 giờ vệ sinh mỗi ngày hoặc lâu hơn, tùy số lượng nhân viên.
Với văn phòng từ 300-500m², đơn vị vệ sinh có thể đề xuất một nhân viên làm việc theo ca hoặc bố trí nhiều nhân viên trong những khung giờ nhất định.
Còn các văn phòng lớn trên 1.000m² thường cần khảo sát cụ thể để xây dựng định mức nhân sự và lịch làm sạch theo từng khu vực.
Những con số này chỉ mang tính định hướng. Có văn phòng 300m² nhưng bố trí rất thoáng, việc vệ sinh khá nhẹ nhàng. Ngược lại, một văn phòng 150m² có gần 50 nhân viên, nhiều phòng họp và khu ăn uống có thể phát sinh khối lượng công việc lớn hơn đáng kể.
Đây là điểm doanh nghiệp nên kiểm tra ngay khi nhận báo giá.
Một số đơn vị báo giá trọn gói, đã tính cả hóa chất, dụng cụ cơ bản và nhân sự. Một số khác chỉ báo chi phí nhân công, còn vật tư hoặc thiết bị chuyên dụng tính riêng.
Thuế VAT cũng cần được thể hiện rõ trong báo giá. Không nên tự hiểu rằng tất cả báo giá đều đã bao gồm thuế.
Theo kinh nghiệm triển khai dịch vụ vệ sinh, điều quan trọng không chỉ là tổng số tiền cuối cùng mà còn là doanh nghiệp nhận được những công việc và vật tư gì với khoản tiền đó.
Một hợp đồng vệ sinh theo tháng thường bao gồm các công việc làm sạch thường xuyên nhằm duy trì môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ.
Tuy vậy, không phải đơn vị nào cũng cung cấp phạm vi công việc giống nhau. Vì thế, doanh nghiệp nên yêu cầu bảng mô tả công việc chi tiết trước khi thống nhất mức giá.
Đây là những hạng mục cơ bản nhất.
Nhân viên vệ sinh thực hiện quét, hút bụi, lau sàn, vệ sinh chân bàn ghế, các khu vực dễ tích tụ bụi và bề mặt được phép làm sạch.
Với bàn làm việc cá nhân, nhân viên không nên tự ý di chuyển hồ sơ, tài liệu hoặc thiết bị điện tử. Những vị trí có máy tính, ổ điện, dây cáp cần được vệ sinh đúng cách để tránh rủi ro.
Từng loại sàn cũng có cách chăm sóc riêng. Sàn gạch có thể lau ẩm bằng hóa chất phù hợp, trong khi sàn gỗ công nghiệp cần hạn chế nước. Sàn vinyl lại cần tránh những hóa chất có khả năng làm hỏng lớp bảo vệ bề mặt.
Phòng họp là nơi thường xuyên có nhiều người sử dụng trong thời gian ngắn. Sau mỗi buổi họp, bàn ghế có thể bị xô lệch, mặt bàn có vết nước và thùng rác đầy.
Các khu vực hành lang, cửa ra vào, tay nắm cửa, nút bấm thang máy cũng cần được chú ý.
Riêng kính cửa và vách kính, không phải lúc nào cũng cần lau toàn bộ mỗi ngày. Những vị trí có dấu tay nên được xử lý thường xuyên, còn các vách kính ít sử dụng có thể vệ sinh theo lịch định kỳ.
Nhà vệ sinh là khu vực cần được ưu tiên trong kế hoạch vệ sinh văn phòng.
Công việc thường bao gồm cọ rửa bồn cầu, lavabo, lau gương, làm sạch sàn, xử lý rác và kiểm tra các vị trí dễ đọng nước.
Với văn phòng đông nhân viên, chỉ vệ sinh nhà vệ sinh một lần mỗi ngày thường không đủ. Nên bố trí kiểm tra nhiều lần, nhất là sau giờ nghỉ trưa.
Việc bổ sung giấy vệ sinh, nước rửa tay, túi rác cần được thỏa thuận rõ bên nào cung cấp vật tư và bên nào chịu trách nhiệm kiểm tra, thay mới.
Khu vực pantry thường phát sinh vụn thức ăn, vết cà phê, dầu mỡ nhẹ và rác thực phẩm.
Nếu không được vệ sinh thường xuyên, khu vực này rất dễ xuất hiện mùi khó chịu.
Nhân viên vệ sinh có thể thực hiện lau mặt bàn, chậu rửa, sàn nhà, thu gom rác và làm sạch mặt ngoài các thiết bị theo thỏa thuận.
Tuy nhiên, việc rửa bát cá nhân, vệ sinh sâu tủ lạnh hay làm sạch bên trong lò vi sóng không nên mặc nhiên được coi là công việc của nhân viên vệ sinh nếu hợp đồng chưa quy định.
Một số công việc cần máy móc, hóa chất chuyên dụng hoặc nhân sự có kỹ năng riêng thường được báo giá riêng, chẳng hạn:
Việc tách riêng những hạng mục này giúp doanh nghiệp hiểu rõ giá dịch vụ hằng tháng và chủ động dự trù chi phí.
Diện tích càng lớn thì khối lượng công việc thường càng nhiều. Tuy nhiên, cách bố trí nội thất cũng ảnh hưởng đáng kể đến thời gian vệ sinh.
Một văn phòng rộng 200m² nhưng chỉ có vài bộ bàn ghế sẽ dễ làm sạch hơn văn phòng cùng diện tích với hàng chục bàn làm việc, nhiều tủ hồ sơ và vách ngăn.
Đặc biệt, những vị trí có nhiều chân bàn, dây điện và góc khuất thường mất khá nhiều thời gian xử lý.
Số lượng người làm việc ảnh hưởng trực tiếp đến lượng rác, mức độ bẩn của sàn và tần suất sử dụng nhà vệ sinh.
Ví dụ, văn phòng có 15 nhân viên thường có nhu cầu khác với văn phòng 60 nhân viên, ngay cả khi diện tích không chênh lệch quá lớn.
Những nơi thường xuyên tiếp khách, tổ chức họp hoặc sử dụng pantry cũng cần tăng tần suất làm sạch.
Một văn phòng chỉ cần vệ sinh 3 buổi/tuần sẽ có chi phí khác với nơi yêu cầu làm sạch 6 ngày/tuần.
Tương tự, nếu chỉ cần nhân viên đến vào cuối giờ chiều, khối lượng công việc có thể được gom trong một ca ngắn.
Nhưng nếu yêu cầu nhân viên túc trực cả ngày để xử lý rác, vệ sinh nhà vệ sinh và giữ khu vực chung luôn sạch, chi phí nhân sự sẽ cao hơn.
Không phải bề mặt nào cũng sử dụng chung một loại hóa chất.
Sàn đá tự nhiên, sàn gỗ, kính trang trí, inox hay nội thất phủ veneer đều có những yêu cầu bảo dưỡng riêng.
Nếu sử dụng hóa chất không phù hợp, bề mặt có thể bị xỉn màu, loang ố hoặc hư hại. Vì thế, các văn phòng có nhiều vật liệu đặc biệt cần được khảo sát kỹ trước khi báo giá.
Văn phòng nằm xa khu vực bố trí nhân sự có thể phát sinh thêm chi phí di chuyển.
Bên cạnh đó, các công việc yêu cầu thực hiện vào ban đêm, ngày nghỉ hoặc ngày lễ cũng có thể làm thay đổi đơn giá.
Đối với tòa nhà có quy định nghiêm ngặt về đăng ký ra vào, vận chuyển máy móc hoặc thời gian sử dụng thang hàng, đơn vị vệ sinh cần tính toán phương án tổ chức công việc ngay từ đầu.
Thực tế, có nhiều cách tính chi phí vệ sinh văn phòng. Mỗi phương pháp phù hợp với một kiểu dịch vụ khác nhau.
Với hợp đồng bố trí nhân sự cố định, công thức cơ bản là:
Chi phí nhân sự tháng = Số nhân viên × Số ngày làm việc × Đơn giá nhân sự/ngày.
Sau đó cộng thêm vật tư, hóa chất, máy móc, chi phí quản lý và các khoản thuế, phí áp dụng.
Ví dụ, một doanh nghiệp cần một nhân viên vệ sinh làm việc 22 ngày mỗi tháng, với đơn giá giả định 350.000 đồng/ngày.
Chi phí nhân sự:
22 × 350.000 = 7.700.000 đồng/tháng.
Nếu chi phí vật tư và quản lý được tính riêng, tổng ngân sách sẽ cao hơn mức này.
Đây là cách dễ áp dụng với văn phòng thuê nhân viên bán thời gian.
Chi phí tháng = Số giờ/ngày × Số ngày làm việc × Đơn giá/giờ.
Ví dụ, văn phòng cần vệ sinh 3 giờ mỗi ngày, 22 ngày/tháng, đơn giá giả định 55.000 đồng/giờ.
Tổng thời gian: 3 × 22 = 66 giờ.
Chi phí: 66 × 55.000 = 3.630.000 đồng/tháng.
Con số này là cơ sở dự toán, chưa thể hiện đầy đủ các khoản vật tư hoặc dịch vụ bổ sung nếu chưa được tính trong đơn giá.
Một số doanh nghiệp muốn biết giá vệ sinh văn phòng theo m². Tuy nhiên, cần phân biệt đơn giá vệ sinh tổng thể một lần với chi phí duy trì hằng tháng.
Đối với dịch vụ định kỳ, diện tích nên được dùng để xác định thời lượng và nhân sự.
Chẳng hạn, một văn phòng 300m² có nhiều bàn ghế, hai nhà vệ sinh và một khu pantry. Đơn vị vệ sinh cần khảo sát để tính tổng thời gian làm sạch từng khu vực, sau đó mới đưa ra số giờ làm việc phù hợp.
Không nên lấy diện tích nhân với một đơn giá cố định nếu chưa biết tần suất và phạm vi vệ sinh.
| Diện tích | Phương án giả định | Chi phí nhân công/tháng |
|---|---|---|
| 100m² | 2 giờ/ngày, 22 ngày, 55.000đ/giờ | 2.420.000đ |
| 300m² | 4 giờ/ngày, 22 ngày, 55.000đ/giờ | 4.840.000đ |
| 500m² | 8 giờ/ngày, 22 ngày, 55.000đ/giờ | 9.680.000đ |
Các phương án chỉ nhằm minh họa cách tính, không phải định mức chuẩn cho mọi diện tích.
Có thể thấy, chi phí phụ thuộc rất lớn vào số giờ vệ sinh. Nếu bố trí thời gian không hợp lý, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng trả tiền cho những giờ làm việc không cần thiết hoặc ngược lại, nhân viên không đủ thời gian hoàn thành công việc.
Theo quan điểm của Cleanhouse, doanh nghiệp nên lập ngân sách vệ sinh theo ba nhóm: chi phí thường xuyên, chi phí định kỳ và chi phí dự phòng.
Chi phí thường xuyên gồm nhân sự, hóa chất và dụng cụ cơ bản.
Chi phí định kỳ có thể bao gồm giặt thảm, vệ sinh kính, đánh bóng sàn hoặc làm sạch chuyên sâu.
Chi phí dự phòng dành cho những công việc phát sinh ngoài kế hoạch.
Khi tách các khoản này ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ dễ kiểm soát ngân sách hơn thay vì chỉ nhìn vào số tiền phải thanh toán mỗi tháng.
Không có hình thức thuê vệ sinh nào phù hợp với tất cả doanh nghiệp. Điều quan trọng là lựa chọn thời gian phục vụ tương ứng với nhu cầu thực tế.
Với những văn phòng nhỏ, ít nhân viên và không có quá nhiều khu vực chung, thuê vệ sinh 2-4 giờ mỗi ngày thường là phương án đáng cân nhắc.
Nhân viên có thể đến trước giờ làm việc hoặc cuối giờ chiều để thực hiện các công việc cần thiết.
Ưu điểm lớn nhất là tiết kiệm chi phí nhân sự. Doanh nghiệp không phải trả tiền cho một ca làm việc kéo dài nếu thực tế chỉ cần vài giờ lau dọn.
Tuy nhiên, hình thức này cũng có hạn chế. Khi nhân viên không có mặt, những công việc phát sinh đột xuất sẽ phải chờ đến ca vệ sinh tiếp theo.
Những văn phòng đông người, có nhiều phòng họp, khu tiếp khách hoặc nhà vệ sinh sử dụng liên tục thường cần nhân viên làm việc toàn thời gian.
Lúc này, công việc không chỉ là lau dọn đầu giờ mà còn phải duy trì vệ sinh trong suốt ngày làm việc.
Ví dụ, nhà vệ sinh có thể cần kiểm tra nhiều lần, khu pantry phải thu gom rác sau giờ ăn trưa và sảnh tiếp khách luôn cần giữ sạch sẽ.
Hợp đồng trọn gói giúp doanh nghiệp xác định trước ngân sách và giảm thời gian trực tiếp quản lý nhân viên vệ sinh.
Nếu hợp đồng được xây dựng chặt chẽ, doanh nghiệp chỉ cần kiểm tra chất lượng và phối hợp xử lý những yêu cầu đặc biệt.
Tuy nhiên, cần phân biệt rõ trọn gói công việc thường xuyên với trọn gói tất cả dịch vụ. Không phải cứ ký hợp đồng tháng thì mọi yêu cầu phát sinh đều được thực hiện miễn phí.
| Hình thức | Ưu điểm | Hạn chế |
|---|---|---|
| Theo giờ | Linh hoạt, tiết kiệm với văn phòng nhỏ | Không có người trực thường xuyên |
| Theo ca | Có lịch cố định, dễ kiểm soát công việc | Chi phí cao hơn nếu thuê nhiều giờ |
| Trọn gói tháng | Dễ dự toán ngân sách, có thể bao gồm quản lý và vật tư | Cần quy định rõ phạm vi dịch vụ |
Văn phòng nhỏ có thể bắt đầu bằng gói vệ sinh 2-3 giờ mỗi ngày. Văn phòng quy mô trung bình nên cân nhắc lịch 4-6 giờ, còn văn phòng đông nhân viên có thể cần nhân sự thường trực.
Dù vậy, đây chỉ là gợi ý ban đầu. Phương án phù hợp nhất vẫn cần dựa trên kết quả khảo sát thực tế.
Một báo giá vệ sinh văn phòng thường được cấu thành từ nhiều khoản nhỏ. Hiểu rõ từng khoản sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được mức giá đưa ra có hợp lý hay không.
Đây thường là thành phần lớn trong tổng chi phí dịch vụ.
Ngoài tiền công, đơn vị cung cấp dịch vụ còn phải tính đến những chi phí lao động, quản lý và chế độ liên quan theo quy định.
Đối với hợp đồng thuê ngoài, doanh nghiệp nên kiểm tra trách nhiệm của nhà cung cấp trong việc bố trí, quản lý và thay thế nhân sự.
Một số dụng cụ tưởng chừng đơn giản như cây lau sàn, khăn microfiber, găng tay, bàn chải hay bình xịt đều cần được thay thế theo thời gian.
Hóa chất cũng phải lựa chọn theo từng bề mặt.
Đặc biệt, khăn lau khu nhà vệ sinh không nên sử dụng chung với khăn vệ sinh bàn làm việc hoặc pantry. Phân loại dụng cụ theo khu vực giúp hạn chế lây nhiễm chéo.
Tùy từng công trình, nhân viên có thể cần máy hút bụi, máy hút nước hoặc máy chà sàn.
Với văn phòng nhỏ, không phải lúc nào cũng cần bố trí máy móc lớn thường trực. Nhưng nếu văn phòng có diện tích sàn rộng, sử dụng máy phù hợp sẽ giúp cải thiện năng suất.
Cần làm rõ bên nào cung cấp thiết bị và chi phí sử dụng máy có nằm trong đơn giá hay không.
Dịch vụ vệ sinh chuyên nghiệp không chỉ dừng ở việc cung cấp người lau dọn.
Nhân viên còn cần được hướng dẫn quy trình vệ sinh, sử dụng hóa chất an toàn, bảo quản tài sản và tuân thủ nội quy tòa nhà.
Một vấn đề đáng lưu ý là phương án thay thế khi nhân viên nghỉ đột xuất. Nếu không có người thay, chất lượng vệ sinh có thể bị gián đoạn.
Do đó, trách nhiệm bố trí nhân sự dự phòng nên được thể hiện rõ trong hợp đồng.
Đây là khoản rất dễ gây hiểu nhầm!
Giấy vệ sinh, nước rửa tay, túi rác và các vật tư tiêu hao thường được sử dụng với số lượng thay đổi tùy lượng người trong văn phòng.
Có đơn vị đưa các khoản này vào gói dịch vụ, nhưng cũng có đơn vị yêu cầu khách hàng tự cung cấp.
Vì vậy, báo giá cần ghi rõ vật tư nào được bao gồm, số lượng dự kiến và phương án xử lý nếu mức sử dụng vượt quá thỏa thuận.
Không ít doanh nghiệp chỉ quan tâm đến đơn giá hằng tháng mà bỏ qua phần công việc ngoài phạm vi hợp đồng.
Đến khi cần làm thêm một hạng mục mới phát hiện phải thanh toán thêm tiền. Những khoản này nếu xuất hiện liên tục sẽ khiến tổng ngân sách cao hơn dự kiến.
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể tổ chức sự kiện, tăng ca hoặc cần vệ sinh vào ngày nghỉ.
Nếu yêu cầu nhân viên làm ngoài lịch đã thỏa thuận, nhà cung cấp có thể tính thêm chi phí.
Doanh nghiệp nên yêu cầu báo trước đơn giá tăng ca và điều kiện áp dụng. Không nên đợi đến khi phát sinh công việc mới bắt đầu thương lượng.
Hút bụi thảm thường xuyên khác hoàn toàn với giặt thảm chuyên sâu.
Giặt thảm cần thiết bị, hóa chất và thời gian làm khô riêng. Tương tự, giặt ghế văn phòng cũng có thể phải xử lý vết bẩn, hút nước và sấy hoặc thông gió.
Nếu văn phòng có nhiều ghế nỉ, nên đưa hạng mục này vào kế hoạch vệ sinh định kỳ thay vì đợi đến khi ghế bẩn nặng.
Kính trong tầm với có thể được vệ sinh bằng dụng cụ thông thường. Nhưng kính mặt ngoài, kính trên cao hoặc vị trí khó tiếp cận lại là câu chuyện khác.
Những công việc này có thể cần thiết bị tiếp cận chuyên dụng, đánh giá rủi ro và nhân sự đủ điều kiện thực hiện.
Không nên giao cho nhân viên vệ sinh thường xuyên tự xử lý những vị trí nguy hiểm chỉ để tiết kiệm một khoản chi phí.
Sàn đá bị xước, sàn vinyl xuống màu hoặc những vết bẩn lâu ngày không thể xử lý giống việc lau sàn thông thường.
Đánh bóng, bóc lớp phủ cũ hoặc phục hồi bề mặt là những công việc chuyên sâu và thường có báo giá riêng.
Trước khi thực hiện, nhà cung cấp cần xác định đúng loại vật liệu, đánh giá hiện trạng và thử phương án xử lý ở khu vực phù hợp.
Sau khi sửa chữa văn phòng, bụi xây dựng có thể bám vào khe cửa, vách kính, tủ kệ và hệ thống nội thất.
Khối lượng vệ sinh khi đó lớn hơn nhiều so với công việc duy trì hằng ngày.
Tương tự, sau một buổi tiệc hoặc sự kiện đông người, lượng rác và vết bẩn phát sinh có thể vượt mức bình thường.
Những trường hợp này nên được khảo sát và báo giá riêng.
Trong quá trình thuê, doanh nghiệp có thể mở rộng văn phòng, tăng số nhân viên hoặc bổ sung khu vực sử dụng.
Nếu khối lượng công việc tăng đáng kể, đơn giá cần được xem xét lại.
Dưới đây là bảng tổng hợp những khoản phát sinh thường gặp:
| Khoản phát sinh | Khi nào áp dụng? | Cách kiểm soát |
|---|---|---|
| Làm thêm giờ | Làm ngoài lịch hợp đồng | Thống nhất đơn giá tăng ca |
| Giặt thảm, ghế | Vệ sinh chuyên sâu | Lập kế hoạch định kỳ |
| Lau kính trên cao | Vị trí cần thiết bị chuyên dụng | Khảo sát, báo giá riêng |
| Đánh bóng sàn | Sàn cần phục hồi hoặc bảo dưỡng sâu | Xác nhận diện tích và phương pháp |
| Tổng vệ sinh | Sau sửa chữa, sự kiện | Báo giá theo khối lượng thực tế |
| Tăng nhân sự | Khối lượng công việc tăng | Thống nhất phụ lục hợp đồng |
| Vật tư tiêu hao | Vượt định mức được bao gồm | Theo dõi lượng sử dụng |
Theo kinh nghiệm trong ngành vệ sinh, cách tốt nhất để tránh tranh cãi là yêu cầu nhà cung cấp liệt kê rõ công việc bao gồm, công việc không bao gồm và nguyên tắc tính phí phát sinh ngay từ khi báo giá.
Cùng một văn phòng 300m², doanh nghiệp có thể nhận được nhiều mức báo giá khác nhau. Điều này không có nghĩa đơn vị báo giá cao đang tính đắt hoặc đơn vị báo giá thấp luôn có lợi hơn.
Một nhà cung cấp có thể đề xuất vệ sinh 3 giờ/ngày, trong khi đơn vị khác cho rằng cần 5 giờ.
Chỉ riêng sự chênh lệch về thời gian đã khiến tổng chi phí tháng khác nhau đáng kể.
Vấn đề quan trọng là phương án nào đáp ứng đủ công việc mà không lãng phí nhân lực.
Báo giá chỉ có nhân công thường thấp hơn báo giá đã bao gồm dụng cụ, hóa chất, thiết bị và quản lý.
Nếu không đọc kỹ, doanh nghiệp rất dễ so sánh hai báo giá có phạm vi khác nhau.
Muốn so sánh chính xác, hãy đưa tất cả chi phí về cùng điều kiện: số giờ, số ngày, công việc, vật tư và trách nhiệm nhân sự.
Sử dụng hóa chất phù hợp giúp làm sạch hiệu quả, đồng thời hạn chế nguy cơ làm hỏng bề mặt.
Thiết bị được bảo dưỡng tốt cũng có thể cải thiện năng suất và chất lượng vệ sinh.
Tuy nhiên, không nên đánh giá chất lượng dịch vụ chỉ bằng việc nhà cung cấp có nhiều máy móc hay không. Quan trọng hơn là họ sử dụng đúng thiết bị cho đúng công việc.
Có đơn vị bố trí người giám sát kiểm tra định kỳ, tiếp nhận phản hồi và điều chỉnh công việc. Có đơn vị chỉ cung cấp nhân viên rồi để khách hàng tự quản lý.
Dịch vụ có hệ thống giám sát thường phát sinh thêm chi phí tổ chức, nhưng có thể giúp giảm đáng kể thời gian quản lý của doanh nghiệp.
Giá thấp không phải lúc nào cũng kém chất lượng. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên thận trọng nếu mức báo giá thấp hơn nhiều so với các phương án tương đương.
Cần kiểm tra liệu số giờ làm việc có đủ không, vật tư đã bao gồm chưa và nhà cung cấp có phương án thay thế nhân viên khi cần thiết hay không.
Một báo giá hợp lý phải đảm bảo khả năng thực hiện công việc lâu dài, chứ không chỉ hấp dẫn ở tháng đầu tiên.
Nhiều doanh nghiệp phân vân giữa việc tự tuyển nhân viên tạp vụ và thuê dịch vụ vệ sinh từ công ty bên ngoài.
Cả hai phương án đều có ưu điểm riêng.
Khi tự tuyển nhân viên, doanh nghiệp cần tính đến tiền lương, các khoản bảo hiểm và chế độ theo quy định, chi phí dụng cụ, hóa chất, đồng phục và thời gian quản lý.
Nếu nhân viên nghỉ phép hoặc nghỉ việc đột xuất, doanh nghiệp còn phải bố trí người thay thế.
Đôi khi, khoản chi phí phát sinh không nằm ở tiền lương mà ở thời gian hành chính phải dành cho công tác quản lý.
Với nhân viên trực tiếp, doanh nghiệp chủ động hơn trong việc giao việc và điều chỉnh lịch làm.
Tuy nhiên, bộ phận hành chính cũng phải theo dõi công việc, giải quyết vấn đề nhân sự và tìm người bổ sung khi cần.
Với dịch vụ thuê ngoài, trách nhiệm này có thể được chuyển cho nhà cung cấp theo hợp đồng.
Không có câu trả lời đúng cho mọi trường hợp.
Với văn phòng nhỏ chỉ cần vệ sinh vài giờ mỗi ngày, thuê dịch vụ theo giờ thường đáng cân nhắc vì không cần tuyển một nhân sự toàn thời gian.
Với doanh nghiệp lớn, có nhu cầu vệ sinh liên tục, cả phương án tự tuyển và thuê ngoài đều cần được tính toán kỹ.
Điều quan trọng là so sánh tổng chi phí vận hành chứ không chỉ tiền lương của một nhân viên.
| Tiêu chí | Tự tuyển tạp vụ | Thuê công ty vệ sinh |
|---|---|---|
| Quản lý nhân sự | Doanh nghiệp trực tiếp quản lý | Nhà cung cấp quản lý theo hợp đồng |
| Hóa chất, dụng cụ | Doanh nghiệp tự bố trí | Theo phạm vi báo giá |
| Nhân sự dự phòng | Doanh nghiệp tự sắp xếp | Theo cam kết của nhà cung cấp |
| Điều chỉnh công việc | Linh hoạt trong phạm vi lao động | Cần thống nhất theo hợp đồng |
| Kiểm soát chất lượng | Quản lý trực tiếp | Nghiệm thu và phản hồi cho đơn vị dịch vụ |
Theo quan điểm của Cleanhouse, doanh nghiệp nên ưu tiên phương án giúp duy trì chất lượng ổn định mà vẫn phù hợp với ngân sách. Không nhất thiết cứ thuê ngoài là tốt hơn, cũng không phải tự tuyển lúc nào cũng tiết kiệm.
Một bảng báo giá chính xác cần được xây dựng dựa trên khối lượng công việc thực tế. Nếu chỉ hỏi diện tích rồi đưa ra mức tiền ngay, rất dễ xảy ra tình trạng thiếu nhân sự hoặc tính thừa thời gian.
Trước tiên, đơn vị vệ sinh cần xác định diện tích sử dụng, số tầng, lượng nhân viên, thời gian hoạt động và những khu vực cần làm sạch.
Doanh nghiệp cũng nên nói rõ các yêu cầu riêng, chẳng hạn chỉ vệ sinh ngoài giờ hành chính, không di chuyển tài liệu hoặc cần làm sạch nhà vệ sinh nhiều lần mỗi ngày.
Thông tin càng đầy đủ thì phương án báo giá càng sát thực tế.
Không phải văn phòng nào cũng có mức độ bẩn giống nhau.
Trong quá trình khảo sát, cần kiểm tra loại sàn, mật độ bàn ghế, số lượng nhà vệ sinh, vách kính, khu pantry và các vị trí khó tiếp cận.
Đặc biệt, những khu vực có nhiều bụi, dầu mỡ hoặc vết bẩn lâu ngày phải được đánh giá riêng để xác định phương pháp xử lý phù hợp.
Sau khi khảo sát, đơn vị vệ sinh cần phân loại công việc theo ngày, tuần và tháng.
Ví dụ, sàn nhà và nhà vệ sinh cần làm sạch hằng ngày. Vách kính ít tiếp xúc có thể vệ sinh theo tuần, còn những hạng mục chuyên sâu được thực hiện theo lịch riêng.
Phân chia như vậy sẽ giúp tránh lãng phí thời gian mà vẫn đảm bảo chất lượng.
Từ danh sách công việc, nhà cung cấp xác định số giờ làm việc, lượng nhân sự cần bố trí, dụng cụ và hóa chất sử dụng.
Điểm cần chú ý là không nên phân bổ thời gian bằng nhau cho tất cả khu vực.
Một nhà vệ sinh thường xuyên sử dụng cần nhiều lần kiểm tra hơn phòng lưu trữ ít người ra vào. Khu pantry cũng có thể cần tăng thời gian vệ sinh sau giờ nghỉ trưa.
Báo giá nên trình bày rõ số lượng nhân viên, lịch làm việc, danh sách công việc, trách nhiệm cung cấp vật tư và chi phí.
Doanh nghiệp cần yêu cầu làm rõ những hạng mục còn mơ hồ trước khi ký hợp đồng.
Tại Cleanhouse, chúng tôi cho rằng một phương án vệ sinh phù hợp cần xuất phát từ hiện trạng và nhu cầu sử dụng thực tế, không đơn thuần dựa vào diện tích văn phòng.
Báo giá hợp lý mới chỉ là bước đầu. Muốn quản lý ngân sách ổn định, doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến các điều khoản hợp đồng.
Hợp đồng nên có phụ lục mô tả công việc cụ thể.
Ví dụ, vệ sinh sàn bao gồm quét, hút bụi và lau ẩm, nhưng có bao gồm đánh bóng hay không? Vệ sinh kính có áp dụng cho toàn bộ vách kính hay chỉ những vị trí trong tầm với?
Những thông tin tưởng chừng nhỏ này lại rất quan trọng khi nghiệm thu.
Doanh nghiệp nên thống nhất trước nguyên tắc tính tiền khi cần nhân viên làm thêm giờ.
Ngoài đơn giá, cần quy định cách yêu cầu công việc, người có quyền phê duyệt và hình thức xác nhận khối lượng phát sinh.
Như vậy sẽ hạn chế trường hợp hai bên hiểu khác nhau về một yêu cầu vệ sinh đột xuất.
Hợp đồng cần ghi rõ nhà cung cấp chịu trách nhiệm về những loại hóa chất, dụng cụ và máy móc nào.
Nếu doanh nghiệp tự cấp giấy vệ sinh, nước rửa tay hoặc túi rác, cũng nên thể hiện rõ để tránh tính trùng chi phí.
Đối với vật tư có định mức sử dụng, nên quy định cách kiểm tra và bổ sung.
Một vấn đề nhiều doanh nghiệp bỏ qua là tiêu chí đánh giá chất lượng.
Thay vì chỉ ghi chung chung rằng văn phòng phải sạch sẽ, nên có các tiêu chí cụ thể như sàn không còn rác nhìn thấy, thùng rác được thu gom đúng lịch, lavabo không có cặn bẩn rõ rệt và nhà vệ sinh không có mùi bất thường kéo dài do vệ sinh không đạt.
Khi phát hiện công việc chưa đạt yêu cầu, cần quy định thời gian xử lý lại và trách nhiệm của nhà cung cấp.
Giá dịch vụ có thể cần thay đổi nếu doanh nghiệp tăng diện tích hoặc điều chỉnh đáng kể khối lượng công việc.
Tuy nhiên, mọi thay đổi về đơn giá nên được thông báo và thống nhất trước bằng văn bản hoặc phụ lục hợp đồng.
Ngoài ra, cần kiểm tra điều kiện chấm dứt hợp đồng, thời hạn thông báo và cách quyết toán công việc còn lại.
Tiết kiệm chi phí vệ sinh không đồng nghĩa với việc giảm số lần lau dọn ở mọi khu vực.
Theo kinh nghiệm làm nghề, cách tiết kiệm hiệu quả hơn là phân bổ đúng nguồn lực cho từng công việc.
Những vị trí sử dụng thường xuyên như nhà vệ sinh, sàn khu làm việc, pantry và thùng rác nên được ưu tiên mỗi ngày.
Trong khi đó, các khu vực ít sử dụng có thể áp dụng lịch vệ sinh định kỳ phù hợp.
Cách tổ chức này giúp nhân viên tập trung vào những vị trí thực sự cần làm sạch.
Không phải công việc nào cũng nên thực hiện trong giờ hành chính.
Hút bụi, lau sàn diện rộng hoặc vệ sinh bằng máy có thể gây tiếng ồn và ảnh hưởng đến nhân viên văn phòng.
Doanh nghiệp nên sắp xếp những công việc này vào đầu giờ, cuối giờ hoặc thời điểm ít người làm việc.
Ngược lại, thu gom rác, kiểm tra nhà vệ sinh và lau các vết bẩn nhỏ có thể được bố trí trong ngày.
Đừng vội kết luận rằng văn phòng 500m² nhất thiết phải có hai nhân viên vệ sinh.
Số lượng nhân sự còn phụ thuộc vào cách bố trí nội thất, số nhà vệ sinh, mức độ sử dụng và yêu cầu phục vụ.
Doanh nghiệp có thể đề nghị nhà cung cấp giải thích định mức và kiểm tra lại sau giai đoạn đầu triển khai.
Nếu khối lượng công việc thay đổi, nên điều chỉnh lịch làm thay vì duy trì một phương án không còn phù hợp.
Hợp đồng dài hạn có thể giúp việc bố trí nhân sự và vật tư ổn định hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc tính linh hoạt khi thay đổi quy mô văn phòng.
Với nhà cung cấp mới, có thể thỏa thuận giai đoạn đánh giá chất lượng trước khi cam kết lâu dài.
Điều quan trọng là thời hạn hợp đồng phải phù hợp với kế hoạch hoạt động và mức độ tin tưởng giữa hai bên.
Nên theo dõi lượng hóa chất, túi rác và vật tư nhà vệ sinh sử dụng mỗi tháng.
Nếu chi phí tăng bất thường, cần xác định nguyên nhân thay vì chỉ yêu cầu cắt giảm.
Bên cạnh đó, việc kiểm tra chất lượng hằng tuần sẽ giúp phát hiện sớm những công việc bị bỏ sót.
Một dịch vụ vệ sinh được kiểm soát tốt sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế những chi phí sửa chữa, vệ sinh lại hoặc xử lý sự cố không cần thiết.
Nếu văn phòng cần vệ sinh 2 giờ/ngày, 22 ngày/tháng, với đơn giá giả định 55.000 đồng/giờ thì chi phí nhân công khoảng 2.420.000 đồng/tháng.
Tuy nhiên, mức này chưa thể hiện các khoản vật tư hoặc công việc ngoài phạm vi. Giá chính thức cần căn cứ vào khảo sát và báo giá cụ thể.
Có. Nhiều đơn vị vệ sinh cung cấp dịch vụ theo giờ với lịch làm việc cố định trong tháng.
Hình thức này phù hợp với văn phòng nhỏ, ít người hoặc chỉ cần vệ sinh đầu giờ và cuối giờ làm việc.
Tùy từng nhà cung cấp và nội dung báo giá.
Doanh nghiệp nên kiểm tra giá đã bao gồm thuế hay chưa, mức thuế áp dụng và điều kiện xuất hóa đơn trước khi ký hợp đồng.
Điều này phụ thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên.
Nếu thay nhân viên do nghỉ việc, nghỉ phép hoặc chất lượng không đáp ứng yêu cầu, trách nhiệm bố trí người thay thế nên được quy định trước.
Doanh nghiệp cần làm rõ việc thay nhân sự có làm thay đổi chi phí dịch vụ hay không.
Thông thường, công việc phát sinh có thể được tính theo giờ, theo diện tích hoặc theo khối lượng thực hiện.
Đối với những hạng mục chuyên sâu như giặt thảm, đánh bóng sàn và lau kính trên cao, nên có báo giá riêng trước khi triển khai.
Doanh nghiệp có thể đề xuất phương án thuê thử một tháng nếu nhà cung cấp chấp thuận.
Trong thời gian này, nên kiểm tra chất lượng vệ sinh, thái độ nhân viên, khả năng đáp ứng công việc và mức độ phù hợp của lịch làm.
Đây cũng là cơ hội để hai bên điều chỉnh định mức trước khi ký hợp đồng dài hạn.
Mỗi doanh nghiệp có quy mô, đặc điểm văn phòng và nhu cầu vệ sinh khác nhau. Vì thế, lựa chọn dịch vụ không nên chỉ dựa vào mức giá thấp nhất.
Một văn phòng sạch sẽ, được chăm sóc thường xuyên sẽ mang lại môi trường làm việc dễ chịu hơn cho nhân viên, đồng thời tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác.
Cleanhouse cung cấp dịch vụ vệ sinh văn phòng, vệ sinh công nghiệp và các giải pháp làm sạch theo nhu cầu của khách hàng.
Tùy diện tích và đặc điểm sử dụng, doanh nghiệp có thể trao đổi để lựa chọn hình thức vệ sinh theo giờ, theo ca hoặc định kỳ theo tháng.
Mục tiêu là bố trí khối lượng công việc phù hợp, hạn chế thời gian dư thừa nhưng vẫn đảm bảo các khu vực cần thiết được vệ sinh thường xuyên.
Để có báo giá phù hợp, doanh nghiệp nên cung cấp thông tin về diện tích văn phòng, số lượng nhân viên, số nhà vệ sinh, tần suất làm sạch và những yêu cầu đặc biệt.
Từ những thông tin này, Cleanhouse có thể trao đổi phương án triển khai và báo giá theo phạm vi dịch vụ thống nhất.
Một trong những yếu tố quan trọng khi lựa chọn dịch vụ vệ sinh là sự minh bạch về chi phí.
Doanh nghiệp cần biết khoản tiền hằng tháng bao gồm những công việc nào, các loại vật tư được cung cấp và trường hợp nào sẽ phải thanh toán thêm.
Khi những nội dung này được làm rõ từ đầu, cả khách hàng và nhà cung cấp đều thuận lợi hơn trong quá trình phối hợp.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm dịch vụ vệ sinh văn phòng theo tháng, cần tư vấn lịch vệ sinh hoặc muốn nhận báo giá theo nhu cầu thực tế, hãy liên hệ Cleanhouse.
CÔNG TY VỆ SINH CÔNG NGHIỆP Cleanhouse
Kết luận
Bảng giá dịch vụ vệ sinh văn phòng theo tháng là cơ sở để doanh nghiệp dự trù ngân sách, nhưng không nên xem đó là yếu tố duy nhất khi lựa chọn nhà cung cấp.
Một mức giá hợp lý cần đi kèm với số giờ làm việc phù hợp, phạm vi vệ sinh rõ ràng, vật tư đầy đủ và cơ chế kiểm soát chất lượng cụ thể.
Đặc biệt, hãy dành thời gian kiểm tra những khoản chi phí phát sinh trước khi ký hợp đồng. Làm rõ ngay từ đầu bao giờ cũng đơn giản hơn việc giải quyết tranh cãi sau này.
Với Cleanhouse, điều quan trọng không chỉ là giúp doanh nghiệp có một văn phòng sạch trong ngày đầu triển khai, mà còn là xây dựng phương án vệ sinh phù hợp để duy trì chất lượng và kiểm soát chi phí trong suốt thời gian sử dụng dịch vụ.
Mã : 1368
