Lần đầu thuê dịch vụ vệ sinh công nghiệp, không ít doanh nghiệp nghĩ rằng chỉ cần ký hợp đồng, thống nhất thời gian rồi chờ đội vệ sinh đến làm việc là xong. Thực tế, mọi chuyện không đơn giản như vậy!
Có những buổi vệ sinh phải mất cả tiếng đồng hồ chỉ để di chuyển bàn ghế, tìm nguồn điện hoặc chờ bảo vệ cấp thẻ ra vào. Thậm chí, có trường hợp nhân viên vệ sinh đã mang đầy đủ máy móc đến nhưng không thể triển khai vì khu vực cần làm sạch vẫn đang được sử dụng.
Vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước buổi vệ sinh công nghiệp đầu tiên để mọi việc diễn ra thuận lợi?
Không cần chuẩn bị quá cầu kỳ. Theo kinh nghiệm tổ chức vệ sinh tại văn phòng, tòa nhà và nhà xưởng, điều quan trọng nhất là xác định rõ công việc, sắp xếp mặt bằng hợp lý và phối hợp chặt chẽ với đơn vị cung cấp dịch vụ. Dưới đây là những việc doanh nghiệp nên thực hiện trước khi đội vệ sinh bắt đầu.
Nhiều người vẫn nghĩ rằng đã bỏ tiền thuê dịch vụ thì mọi việc phải do bên vệ sinh đảm nhận. Suy nghĩ này không hoàn toàn sai, nhưng cần phân biệt giữa công việc vệ sinh theo hợp đồng và những điều kiện mà khách hàng cần phối hợp chuẩn bị.
Chẳng hạn, nhân viên vệ sinh có thể lau bàn, hút bụi thảm, chà sàn hoặc làm sạch vách kính. Tuy nhiên, họ không thể tự ý mở tủ tài liệu, di chuyển máy chủ hay quyết định vứt bỏ những đồ vật không rõ còn sử dụng hay không.
Chuẩn bị trước sẽ mang lại một số lợi ích thiết thực:
Theo tôi, buổi vệ sinh đầu tiên càng cần chuẩn bị kỹ. Đây là lần đầu hai bên phối hợp, đội vệ sinh chưa quen với mặt bằng, còn doanh nghiệp cũng chưa biết cách tổ chức công việc sao cho thuận tiện nhất.
Trước khi bàn đến máy móc hay hóa chất, doanh nghiệp cần trả lời một câu hỏi rất đơn giản: Mình muốn làm sạch những đâu?
Nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng đây lại là điểm dễ xảy ra bất đồng khi thuê vệ sinh công nghiệp.
Doanh nghiệp nên liệt kê những khu vực dự kiến vệ sinh, chẳng hạn:
Với mặt bằng rộng, tốt nhất nên sử dụng sơ đồ hoặc đánh dấu trực tiếp từng khu vực.
Ví dụ, một doanh nghiệp thuê vệ sinh văn phòng 300 m² nhưng chỉ yêu cầu giặt thảm tại phòng họp, chà sàn ở hành lang và làm sạch toàn bộ kính. Những nội dung này phải được thể hiện rõ thay vì ghi chung chung là "tổng vệ sinh văn phòng".
Không phải khu vực nào cũng cần làm sạch ở cùng một mức độ.
Sàn văn phòng chỉ có bụi thông thường chắc chắn khác với sàn kho bám dầu mỡ lâu ngày. Tương tự, kính văn phòng được lau thường xuyên cũng không giống kính còn dính sơn và keo sau thi công.
Doanh nghiệp nên thông báo trước:
Điều này giúp đơn vị vệ sinh lựa chọn phương pháp xử lý phù hợp, đồng thời dự trù thời gian chính xác hơn.
Đây là chi tiết nhỏ nhưng rất đáng lưu ý.
Việc lau sạch bề mặt tủ không đồng nghĩa với việc nhân viên vệ sinh phải lấy toàn bộ tài liệu bên trong ra lau. Vệ sinh sàn nhà xưởng cũng không mặc nhiên bao gồm làm sạch từng bộ phận của dây chuyền sản xuất.
Những hạng mục chưa được thống nhất cần trao đổi và xác nhận trước khi thực hiện. Làm rõ ngay từ đầu sẽ giúp cả doanh nghiệp lẫn nhà thầu tránh những tranh cãi không đáng có.
Không nhất thiết phải tự dọn sạch văn phòng trước khi thuê dịch vụ. Nếu đã sạch hết thì thuê vệ sinh công nghiệp để làm gì, đúng không?
Tuy nhiên, thu dọn đồ đạc và tạo điều kiện để đội vệ sinh làm việc lại là chuyện khác.
Trước buổi vệ sinh, doanh nghiệp nên thông báo nhân viên sắp xếp lại bàn làm việc.
Những việc cần thực hiện gồm:
Đặc biệt, với các phòng kế toán, nhân sự hoặc bộ phận kinh doanh, tài liệu có thể chứa thông tin bảo mật. Tốt nhất nên cất trong tủ khóa trước khi nhân viên vệ sinh tiếp cận khu vực.
Máy chà sàn công nghiệp cần không gian di chuyển, máy hút bụi cần tiếp cận được chân bàn và góc tường.
Nếu lối đi bị chắn bởi thùng carton, bàn ghế hoặc vật dụng không liên quan, hiệu quả vệ sinh chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng.
Doanh nghiệp có thể chủ động:
Riêng những vật dụng nặng như tủ hồ sơ lớn, két sắt hoặc máy móc, không nên tự ý di chuyển nếu chưa có phương án an toàn.
Có một thực tế khá phổ biến: khi đội vệ sinh đến, trong văn phòng vẫn còn rất nhiều thùng giấy, tài liệu cũ, thiết bị hỏng và đồ đạc chưa được phân loại.
Nhân viên vệ sinh không thể tự quyết định thứ nào cần giữ, thứ nào được bỏ.
Bởi vậy, doanh nghiệp nên phân loại từ trước, đặc biệt là tài liệu cần tiêu hủy bảo mật, rác điện tử hoặc chất thải đặc biệt. Phế thải xây dựng và rác nguy hại cũng cần được xử lý theo phương án riêng, không mặc nhiên đưa vào phạm vi thu gom rác thông thường.
Một văn phòng có thể chứa hàng trăm triệu, thậm chí hàng tỷ đồng tiền thiết bị. Vì vậy, bảo quản tài sản là việc không thể xem nhẹ trước khi tiến hành vệ sinh công nghiệp.
Đừng đợi đến lúc xảy ra va chạm, hỏng hóc mới tìm cách xác định trách nhiệm. Theo tôi, tốt nhất doanh nghiệp và đơn vị vệ sinh nên kiểm tra hiện trạng ngay từ đầu.
Những vật dụng như tiền mặt, con dấu, giấy tờ quan trọng, máy tính xách tay hoặc tài sản cá nhân nên được cất giữ cẩn thận.
Với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, người quản lý có thể yêu cầu từng bộ phận tự kiểm tra tài sản của mình trước khi bàn giao mặt bằng.
Máy tính, máy in, máy chủ và các thiết bị điện tử đều cần được bảo vệ khỏi nước, hóa chất và những tác động không cần thiết.
Doanh nghiệp nên:
Đặc biệt, phòng máy chủ hoặc khu vực đặt tủ điện phải có phương án vệ sinh riêng. Không thể sử dụng máy móc, nước và hóa chất giống như khu vực văn phòng thông thường.
Bàn đá, vách kính, nội thất gỗ và những đồ vật có giá trị nên được kiểm tra trước khi vệ sinh.
Nếu phát hiện vết nứt, trầy xước hoặc hư hỏng sẵn có, hai bên nên ghi nhận bằng hình ảnh. Việc này vừa bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp, vừa tránh quy trách nhiệm nhầm cho đơn vị vệ sinh.
Không ít người cho rằng đội vệ sinh đã mang máy móc, dụng cụ đến thì có thể làm việc ở bất kỳ đâu. Thực tế, muốn sử dụng thiết bị công nghiệp hiệu quả vẫn cần đáp ứng những điều kiện nhất định.
Các loại máy chà sàn, máy hút bụi công nghiệp thường cần nguồn điện phù hợp. Một số công việc như giặt thảm, vệ sinh sàn hoặc làm sạch khu vực rộng cũng cần nguồn nước thuận tiện.
Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên xác nhận:
Với nhà xưởng đang sản xuất, tuyệt đối không tự ý đấu nối thiết bị vào hệ thống điện máy móc. Việc này phải được bộ phận kỹ thuật cho phép và kiểm tra an toàn.
Đội vệ sinh công nghiệp có thể mang theo khá nhiều thiết bị như máy chà sàn, máy hút bụi, xe đẩy dụng cụ và các loại hóa chất chuyên dụng.
Nếu không có vị trí tập kết hợp lý, thiết bị dễ chiếm diện tích hành lang hoặc gây cản trở đi lại.
Doanh nghiệp nên bố trí một khu vực thuận tiện vận chuyển, có thể quản lý dụng cụ và không ảnh hưởng đến lối thoát hiểm.
Đối với văn phòng nằm trong tòa nhà, doanh nghiệp cần trao đổi trước với ban quản lý.
Có những tòa nhà yêu cầu đăng ký thang hàng, xuất trình danh sách nhân sự hoặc chỉ cho phép vận chuyển máy móc vào khung giờ nhất định.
Tưởng là chuyện nhỏ, nhưng nếu quên bước này, cả đội vệ sinh có thể phải chờ đợi rất lâu mới được đưa thiết bị lên khu vực làm việc.
Vệ sinh công nghiệp khác với việc một nhân viên tạp vụ lau dọn hằng ngày. Một số công việc có thể gây tiếng ồn, cần di chuyển đồ đạc hoặc tạm thời hạn chế sử dụng mặt bằng.
Vì vậy, lựa chọn thời gian phù hợp rất quan trọng.
Không có một khung giờ phù hợp cho tất cả doanh nghiệp.
Theo kinh nghiệm tổ chức công việc, những hạng mục sử dụng máy móc lớn nên được thực hiện vào thời điểm ít người qua lại. Không chỉ thuận tiện hơn mà còn hạn chế nguy cơ trơn trượt, va chạm.
Doanh nghiệp nên thông báo lịch trước ít nhất một ngày nếu điều kiện cho phép.
Nội dung thông báo cần nêu rõ thời gian, khu vực vệ sinh và những yêu cầu nhân viên phải thực hiện.
Chẳng hạn, phòng họp được giặt thảm vào chiều thứ Sáu thì không nên bố trí cuộc họp tại đây trong thời gian thi công và khi thảm chưa đủ khô để sử dụng.
Sau khi vệ sinh, một số khu vực có thể cần thời gian để sàn khô, thông thoáng hoặc kiểm tra lại chất lượng.
Đừng sắp xếp lịch sử dụng quá sát giờ dự kiến hoàn thành. Một khoảng thời gian dự phòng hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn nếu xuất hiện công việc phát sinh.
Đây là phần tôi cho rằng doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm. Bởi lẽ, không phải cứ dùng hóa chất mạnh hay máy chà sàn công suất lớn là bề mặt sẽ sạch hơn.
Sử dụng sai phương pháp có thể khiến vật liệu bị bạc màu, trầy xước hoặc hư hỏng.
Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp nên cung cấp thông tin về những bề mặt đặc biệt như:
Ví dụ, sàn đá tự nhiên có thể bị ảnh hưởng bởi một số hóa chất có tính axit. Trong khi đó, sàn gỗ lại cần kiểm soát lượng nước sử dụng.
Đơn vị vệ sinh phải lựa chọn phương pháp phù hợp với từng vật liệu, không nên áp dụng máy móc một quy trình cho tất cả.
Doanh nghiệp nên trao đổi về loại hóa chất dự kiến sử dụng, nhất là những nơi có yêu cầu nghiêm ngặt về mùi, khả năng tồn dư hoặc an toàn cho người sử dụng.
Với bề mặt đặc biệt, nên thử phương pháp làm sạch trên một vị trí nhỏ, khuất trước khi triển khai diện rộng.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà thầu cung cấp thông tin an toàn hóa chất khi cần.
Một văn phòng thông thường có thể chỉ cần hút bụi, lau kính, vệ sinh bàn ghế và chà sàn. Tuy nhiên, nhà máy thực phẩm, cơ sở sản xuất điện tử hoặc kho bảo quản hàng hóa lại có những yêu cầu khác.
Chẳng hạn:
Những yêu cầu này phải được trao đổi trước, thay vì chỉ thông báo khi đội vệ sinh đã bắt đầu công việc.
Không ít tranh cãi trong dịch vụ vệ sinh bắt nguồn từ việc hai bên hiểu khác nhau về phạm vi công việc.
Khách hàng nghĩ rằng thuê tổng vệ sinh là mọi thứ đều phải sạch. Đơn vị cung cấp dịch vụ lại chỉ thực hiện những hạng mục có trong báo giá.
Vậy nên, càng rõ ràng từ đầu càng tốt!
Doanh nghiệp cần đối chiếu lại những nội dung chính:
Nếu phát hiện thiếu hạng mục, nên yêu cầu bổ sung và xác nhận chi phí trước khi triển khai.
Thông thường, các đơn vị vệ sinh công nghiệp chuyên nghiệp sẽ chuẩn bị máy móc, dụng cụ và hóa chất theo phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên mặc định tất cả vật tư đều có sẵn trong gói dịch vụ.
Những vật tư tiêu hao như túi rác, giấy vệ sinh, nước rửa tay hoặc các yêu cầu cung cấp hóa chất riêng cần được làm rõ.
Tương tự, chi phí điện nước, vận chuyển thiết bị hay làm ngoài giờ cũng nên được thống nhất trước.
Hợp đồng cần có cơ sở xử lý nếu xảy ra hư hỏng tài sản, chậm tiến độ hoặc chất lượng không đáp ứng yêu cầu.
Điều quan trọng là hai bên thống nhất cách thông báo, ghi nhận hiện trạng và xác định trách nhiệm. Không nên để mọi việc chỉ dựa vào trao đổi miệng.
Doanh nghiệp không cần cử người đứng cạnh nhân viên vệ sinh suốt buổi. Tuy nhiên, nhất thiết nên có một đầu mối phụ trách.
Người này sẽ phối hợp với quản lý đội vệ sinh để xử lý những vấn đề phát sinh.
Công việc bao gồm:
Tốt nhất, người phụ trách phải hiểu rõ phạm vi dịch vụ và có quyền quyết định hoặc liên hệ nhanh với người có thẩm quyền.
Một tình huống khá dễ gặp là đội vệ sinh phát hiện thêm vết bẩn cần sử dụng hóa chất chuyên dụng, nhưng không tìm được người xác nhận phương án. Công việc vì thế bị gián đoạn, dù bản thân vấn đề không quá phức tạp.
Vệ sinh công nghiệp có thể sử dụng thiết bị điện, hóa chất và máy móc công suất lớn. Một số hạng mục còn liên quan đến làm việc trên cao hoặc ở khu vực có phương tiện vận chuyển hàng hóa.
Do đó, an toàn phải được đặt lên trước tiến độ.
Doanh nghiệp cần phối hợp với đơn vị vệ sinh thực hiện những yêu cầu sau:
Riêng những hạng mục có nguy cơ cao, nhà thầu cần có biện pháp thi công an toàn phù hợp. Doanh nghiệp cũng không nên vì muốn làm nhanh mà bỏ qua các bước kiểm tra cần thiết.
Để tránh bỏ sót công việc, doanh nghiệp có thể sử dụng bảng checklist dưới đây.
| Công việc cần chuẩn bị | Thời gian gợi ý |
|---|---|
| Xác nhận phạm vi và hạng mục vệ sinh | Trước 2-3 ngày |
| Thống nhất báo giá, nhân sự, tiến độ | Trước 1-3 ngày |
| Thông báo lịch đến các phòng ban | Trước 1-2 ngày |
| Thu gọn giấy tờ và đồ dùng cá nhân | Trước 1 ngày |
| Cất giữ tài sản quan trọng | Trước 1 ngày |
| Kiểm tra điện, nước và lối đi | Trước 1 ngày |
| Đăng ký thang hàng, nhân sự với bảo vệ | Theo quy định tòa nhà |
| Bàn giao hiện trạng mặt bằng | Trước khi bắt đầu |
| Nhắc lại vị trí và yêu cầu đặc biệt | Đầu buổi |
| Phân công người kiểm tra, nghiệm thu | Trước khi triển khai |
Đây chỉ là mốc thời gian tham khảo. Với văn phòng nhỏ, nhiều công việc có thể hoàn thành trong một ngày. Ngược lại, nhà xưởng lớn hoặc công trình có yêu cầu kỹ thuật phức tạp cần chuẩn bị sớm hơn.
Theo tôi, doanh nghiệp nên giao checklist cho một người phụ trách theo dõi. Cách này đơn giản nhưng hiệu quả hơn nhiều so với việc mỗi phòng ban tự chuẩn bị mà không có ai kiểm tra tổng thể.
Không phải cứ nhìn thấy sàn bóng là có thể kết luận buổi vệ sinh đã đạt yêu cầu.
Một công trình sạch đúng nghĩa cần được kiểm tra dựa trên các hạng mục đã thống nhất, không chỉ dựa vào cảm nhận ban đầu.
Người phụ trách nên cùng đại diện đội vệ sinh kiểm tra trực tiếp.
Những vị trí cần chú ý gồm:
Đặc biệt, với thảm và ghế nỉ, không nên chỉ nhìn bề mặt. Cần kiểm tra độ ẩm, mùi và tình trạng vật liệu sau khi xử lý.
Doanh nghiệp nên kiểm tra xem đội vệ sinh đã hoàn thành đủ số lượng và phạm vi công việc chưa.
Nếu có hạng mục chưa đạt yêu cầu, cần ghi nhận cụ thể để xử lý.
Ví dụ, thay vì nhận xét chung là "kính chưa sạch", nên chỉ rõ ô kính nào còn vệt hoặc vị trí nào chưa được xử lý. Cách phản hồi này giúp nhà thầu khắc phục nhanh hơn.
Sau khi kiểm tra, hai bên nên lập biên bản nghiệm thu với các nội dung cần thiết:
Với công trình lớn, việc chụp ảnh trước và sau vệ sinh cũng rất hữu ích. Đây là căn cứ để đánh giá chất lượng, nhất là khi doanh nghiệp có kế hoạch sử dụng dịch vụ định kỳ.
Qua cách tổ chức công việc vệ sinh tại nhiều loại mặt bằng, có thể thấy một số sai lầm tuy nhỏ nhưng ảnh hưởng đáng kể đến tiến độ và chất lượng.
Thứ nhất, không chuẩn bị mặt bằng. Đồ đạc để ngổn ngang khiến máy móc khó tiếp cận, nhân viên phải mất thêm thời gian thu dọn.
Thứ hai, không khảo sát hoặc mô tả đầy đủ hiện trạng. Đơn vị vệ sinh đến nơi mới phát hiện diện tích thực tế lớn hơn dự kiến hoặc vết bẩn cần phương án chuyên biệt.
Thứ ba, không cất giữ tài sản và hồ sơ. Điều này làm tăng nguy cơ thất lạc, va chạm và gây khó khăn cho việc vệ sinh các bề mặt.
Thứ tư, chọn thời gian không phù hợp. Đội vệ sinh phải liên tục dừng công việc để nhường lối đi cho nhân viên hoặc khách hàng.
Thứ năm, không thông báo vật liệu đặc biệt. Một phương pháp làm sạch phù hợp với gạch men chưa chắc an toàn cho gỗ, đá tự nhiên hay bề mặt phủ bảo vệ.
Thứ sáu, chỉ quan tâm giá rẻ. Báo giá thấp nhưng thiếu hạng mục, không có phương án thi công rõ ràng có thể khiến tổng chi phí thực tế tăng lên.
Cuối cùng là bỏ qua nghiệm thu. Nếu không kiểm tra ngay sau khi hoàn thành, việc xác định những vị trí chưa sạch hoặc phát sinh sự cố sẽ khó khăn hơn.
Nói vậy không có nghĩa lần đầu thuê vệ sinh công nghiệp là phải chuẩn bị hàng chục thủ tục phức tạp. Chỉ cần doanh nghiệp dành thời gian trao đổi kỹ với nhà thầu, phần lớn vấn đề hoàn toàn có thể phòng tránh.
Có, nhưng chỉ cần thu gọn tài liệu, đồ dùng cá nhân và những vật dụng cản trở công việc. Doanh nghiệp không cần tự thực hiện các hạng mục làm sạch đã thuê. Việc di chuyển đồ đạc lớn nên được thỏa thuận với đơn vị vệ sinh.
Thông thường, nhà thầu vệ sinh công nghiệp sẽ mang thiết bị và hóa chất cần thiết theo gói dịch vụ. Doanh nghiệp nên kiểm tra lại hợp đồng để xác định vật tư nào đã bao gồm, vật tư nào cần cung cấp riêng.
Thời gian phụ thuộc vào diện tích, mức độ bẩn, số lượng nhân sự, phương pháp vệ sinh và điều kiện mặt bằng. Văn phòng nhỏ có thể hoàn thành trong một buổi hoặc một ngày, nhưng nhà xưởng lớn có thể cần nhiều ca làm việc. Thời gian chính xác nên được xác định sau khảo sát.
Có thể, nếu khu vực vệ sinh được phân chia rõ ràng và không ảnh hưởng đến an toàn. Tuy nhiên, đối với những công việc gây tiếng ồn, sử dụng hóa chất hoặc làm sàn ướt, tốt nhất nên bố trí ngoài giờ hoặc tạm ngừng sử dụng khu vực liên quan.
Hai bên cần trao đổi, xác nhận phương án thực hiện, chi phí và thời gian bổ sung trước khi triển khai. Không nên yêu cầu nhân viên tự xử lý những công việc chưa được người phụ trách nhà thầu chấp thuận.
Không nhất thiết phải giám sát liên tục. Tuy nhiên, nên có người phụ trách bàn giao, phối hợp khi cần và trực tiếp nghiệm thu sau khi hoàn thành.
Buổi vệ sinh công nghiệp đầu tiên sẽ thuận lợi hơn rất nhiều nếu doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ có sự phối hợp ngay từ khâu chuẩn bị.
Điều quan trọng không phải doanh nghiệp tự mình làm thật nhiều việc, mà là biết cần chuẩn bị những gì, phần việc nào thuộc trách nhiệm của nhà thầu và kết quả cuối cùng phải đáp ứng yêu cầu ra sao.
Cleanhouse cung cấp dịch vụ vệ sinh công nghiệp cho văn phòng, tòa nhà, nhà xưởng và nhiều loại hình cơ sở kinh doanh. Với từng mặt bằng, việc trao đổi hiện trạng, xác định phạm vi và lựa chọn phương án vệ sinh phù hợp là cơ sở để tổ chức công việc hiệu quả.
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị thuê vệ sinh công nghiệp lần đầu nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy liên hệ Cleanhouse để được tư vấn về nhu cầu, hạng mục cần làm sạch và phương án triển khai phù hợp.
Một buổi vệ sinh đạt chất lượng không chỉ phụ thuộc vào máy móc hiện đại hay đội ngũ nhân viên lành nghề. Sự chuẩn bị chu đáo và phối hợp rõ ràng ngay từ đầu cũng quan trọng không kém.
Mã : 1368
