Một tòa nhà văn phòng rộng 5.000 m² cần bao nhiêu nhân viên vệ sinh? 5 người, 7 người hay phải tới 10 người mới đủ? Đây là câu hỏi không dễ trả lời bằng một con số cố định. Có những tòa nhà chỉ cần một đội vệ sinh tương đối gọn vẫn duy trì được không gian sạch sẽ. Nhưng cũng diện tích ấy, ở một tòa nhà khác, nhân viên làm từ sáng đến tối mà sảnh vẫn bẩn, nhà vệ sinh vẫn có mùi, rác chưa kịp thu gom.
Theo kinh nghiệm của những người làm vệ sinh công nghiệp, vấn đề không nằm hoàn toàn ở diện tích. Số tầng, lượng người sử dụng, cách bố trí không gian, tiêu chuẩn vệ sinh và thời gian làm việc mới là những yếu tố quyết định.
Vậy làm thế nào để xác định mật độ nhân viên vệ sinh tòa nhà vừa đủ, không lãng phí chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng? Hãy cùng Cleanhouse phân tích cụ thể bài toán nhân sự cho tòa nhà văn phòng 5.000 m².
Mật độ nhân viên vệ sinh có thể hiểu đơn giản là tỷ lệ giữa diện tích cần làm sạch và số lượng nhân viên được bố trí thực hiện công việc trong một khoảng thời gian nhất định.
Chẳng hạn, một tòa nhà có 4.000 m² diện tích vệ sinh, bố trí 4 nhân viên làm việc trong một ca thì mật độ trung bình là 1.000 m²/người/ca.
Tuy nhiên, đây chỉ là phép tính diện tích, chưa phản ánh chính xác khối lượng công việc thực tế.
Khi tính toán nhân sự, các đơn vị vệ sinh thường xem xét ba yếu tố cơ bản:
Một điểm cần phân biệt là số nhân viên có mặt cùng lúc không nhất thiết bằng tổng số người làm việc trong ngày. Ví dụ, buổi sáng có 5 người, buổi chiều có 3 người, trong đó 2 người làm xuyên cả hai khoảng thời gian, thì tổng số nhân viên khác với tổng lượt bố trí theo ca.
Ngoài ra, còn có khái niệm nhân sự dự phòng để thay thế khi nhân viên nghỉ phép, nghỉ tuần hoặc có việc đột xuất.
Theo tôi, điều đáng ngại nhất khi quản lý vệ sinh tòa nhà không phải là thiếu một hai người, mà là không biết đội vệ sinh hiện tại có đang làm việc đúng năng suất hay không.
Nếu định biên quá thấp, nhân viên dễ rơi vào tình trạng chạy theo công việc. Sảnh vừa lau xong đã bẩn, nhà vệ sinh chưa kịp kiểm tra, trong khi rác các tầng đang chờ thu gom.
Ngược lại, nếu bố trí quá đông nhưng phân công không hợp lý, chi phí nhân công sẽ tăng mà chất lượng chưa chắc được cải thiện.
Xác định mật độ phù hợp giúp ban quản lý:
Nói cách khác, tính đúng số người ngay từ đầu sẽ giúp quá trình vận hành nhẹ nhàng hơn rất nhiều.
Đây có lẽ là câu hỏi được nhắc tới nhiều nhất mỗi khi ban quản lý xây dựng phương án nhân sự.
Trên thực tế, rất khó khẳng định một nhân viên vệ sinh phải phụ trách chính xác bao nhiêu mét vuông. Cùng một người, nếu chỉ lau hành lang thông thoáng thì năng suất hoàn toàn khác so với việc vệ sinh khu văn phòng có hàng trăm bàn ghế.
Có thể chia công việc vệ sinh tòa nhà thành những nhóm sau:
Khu văn phòng làm việc
Nhân viên không chỉ lau sàn mà còn phải thu gom rác, lau bề mặt được phép vệ sinh, xử lý bụi ở chân bàn, chân ghế và các góc khuất.
Văn phòng càng nhiều đồ đạc, thời gian hoàn thành càng lâu. Đặc biệt, những nơi sử dụng thảm trải sàn còn cần hút bụi kỹ, xử lý bụi ở mép tường và dưới bàn làm việc.
Sảnh, hành lang và không gian chung
Đây thường là các khu vực có diện tích tương đối thoáng, thuận lợi cho việc sử dụng máy chà sàn hoặc dụng cụ lau công nghiệp.
Tuy vậy, sảnh lại có lượng người qua lại lớn. Vào ngày mưa, nhân viên có thể phải lau duy trì nhiều lần để tránh trơn trượt.
Nhà vệ sinh và khu pantry
Diện tích không lớn nhưng khối lượng công việc lại khá nhiều. Nhân viên phải vệ sinh bồn cầu, lavabo, gương, tay nắm cửa, sàn, thùng rác và thường xuyên bổ sung giấy, xà phòng.
Theo kinh nghiệm thực tế, đây là khu vực không nên giao việc chỉ dựa vào số mét vuông.
Tầng hầm, bãi đỗ xe và ngoại cảnh
Những khu vực này có thể sử dụng máy móc để nâng cao năng suất. Tuy nhiên, việc quét bụi, xử lý vết dầu, thu gom rác hay làm sạch các góc khuất vẫn cần thực hiện thủ công.
Một nhân viên sử dụng cây lau sàn sẽ có năng suất khác với người vận hành máy chà sàn liên hợp.
Ví dụ, với một hành lang rộng và ít vật cản, máy chà sàn có thể làm sạch nhanh hơn đáng kể so với lau thủ công. Nhưng nếu đưa máy vào văn phòng có nhiều bàn ghế, hiệu quả chưa chắc đã cao vì phải liên tục đổi hướng và xử lý các góc hẹp.
Bởi vậy, đầu tư máy móc cần đi kèm với lựa chọn công việc phù hợp.
Các thiết bị thường giúp cải thiện năng suất gồm:
Câu trả lời của tôi là không nên.
Nếu chỉ lấy tổng diện tích chia đều cho số người, rất dễ dẫn đến tình trạng một nhân viên làm không hết việc, trong khi người khác lại tương đối nhàn.
Muốn bố trí hợp lý, phải biết mỗi khu vực cần làm những gì, bao nhiêu lần mỗi ngày và mất bao lâu để hoàn thành.
Đến đây chúng ta quay lại câu hỏi quan trọng nhất: Tòa nhà 5.000 m² cần bao nhiêu người?
Với một tòa nhà văn phòng hoạt động chủ yếu trong giờ hành chính, có mật độ sử dụng trung bình và được trang bị máy móc phù hợp, có thể lấy phương án khoảng 6-9 nhân viên làm việc trong ngày làm kịch bản tính toán ban đầu.
Đây không phải định mức bắt buộc. Một tòa nhà ít người sử dụng có thể cần ít hơn, trong khi tòa nhà nhiều khách thuê, nhiều nhà vệ sinh hoặc cần trực liên tục sẽ có nhu cầu cao hơn.
Khi lập phương án sơ bộ, có thể tham khảo ba trường hợp:
Điều tôi muốn nhấn mạnh là đừng vội chốt số người trước khi khảo sát. Chênh lệch một vài nhân viên có thể ảnh hưởng đáng kể tới chi phí hợp đồng trong cả năm.
Giả sử một tòa nhà văn phòng có diện tích vệ sinh thực tế là 5.000 m², được phân chia như sau:
| Khu vực | Diện tích |
|---|---|
| Văn phòng làm việc | 3.000 m² |
| Sảnh, hành lang, thang máy | 800 m² |
| Nhà vệ sinh, pantry | 400 m² |
| Tầng hầm, bãi đỗ xe | 600 m² |
| Khu vực phụ trợ | 200 m² |
| Tổng cộng | 5.000 m² |
Đây là cơ cấu giả định phục vụ tính toán, không đại diện cho mọi tòa nhà.
Với khu văn phòng chiếm tới 60% diện tích, việc phân bổ nhân viên phải ưu tiên các tầng làm việc. Nhưng điều đó không có nghĩa 60% nhân sự cũng phải dành riêng cho khu này, bởi sảnh và nhà vệ sinh thường cần được kiểm tra nhiều lần hơn.
Với mô hình tham khảo gồm 8 nhân viên làm việc trong ngày, có thể phân công như sau:
| Vị trí | Số người | Nhiệm vụ |
|---|---|---|
| Khu văn phòng và các tầng | 3 | Thu gom rác, hút bụi, lau sàn, vệ sinh bề mặt |
| Sảnh, hành lang, thang máy | 1 | Làm sạch và trực duy trì |
| Nhà vệ sinh, pantry | 2 | Vệ sinh, kiểm tra, bổ sung vật tư |
| Tầng hầm, khu phụ trợ | 1 | Quét dọn, thu gom rác, làm sạch định kỳ |
| Nhân viên cơ động | 1 | Hỗ trợ giờ cao điểm, xử lý công việc phát sinh |
| Tổng | 8 |
Cách chia này mang tính minh họa. Nhân viên có thể luân chuyển giữa các khu vực theo thời điểm thay vì cố định cả ngày.
Chẳng hạn, khi sảnh vắng khách, nhân viên phụ trách sảnh có thể hỗ trợ lau kính hoặc vệ sinh hành lang. Ngược lại, vào giờ nghỉ trưa, nhân viên cơ động nên được tăng cường tại khu pantry và nhà vệ sinh.
Cần lưu ý rằng phương án 8 người trong bảng là số nhân viên dự kiến làm việc trong ngày, chưa bao gồm nhân sự thay thế ngày nghỉ.
Nếu muốn có phương án tương đối sát thực tế, tôi cho rằng nên tính dựa trên tổng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc, thay vì chỉ sử dụng tỷ lệ diện tích.
Trước tiên, cần kiểm tra diện tích nào thuộc trách nhiệm của đơn vị vệ sinh.
Ví dụ, một tòa nhà có tổng diện tích sàn 5.000 m² nhưng nhiều văn phòng đã được khách thuê tự thuê người dọn dẹp. Khi đó, diện tích thuộc hợp đồng vệ sinh tòa nhà có thể nhỏ hơn đáng kể.
Cần xác định rõ:
Đây là bước tưởng đơn giản nhưng rất dễ bị bỏ qua.
Sau khi có diện tích, cần lập danh sách công việc.
Ví dụ:
Không phải công việc nào cũng cần thực hiện liên tục. Phân biệt việc hằng ngày, hằng tuần và hằng tháng sẽ giúp tính toán chính xác hơn.
Có thể áp dụng công thức:
Số nhân viên tương đương = Tổng giờ công cần thực hiện / Số giờ làm việc hữu ích của một nhân viên trong ca.
Giả sử sau khi khảo sát, tổng khối lượng vệ sinh cần 42 giờ công mỗi ngày.
Nếu mỗi nhân viên có 7 giờ làm việc hữu ích, chưa tính thời gian nghỉ và những khoảng không trực tiếp làm sạch, ta có:
42 / 7 = 6 nhân viên tương đương.
Tuy nhiên, con số 6 chỉ phản ánh khối lượng giờ công. Nếu nhiều công việc phải thực hiện đồng thời hoặc tòa nhà cần trực vệ sinh trong thời gian dài, phương án bố trí có thể phải bổ sung người.
Giả sử tòa nhà cần nhân viên có mặt từ 6 giờ sáng đến 20 giờ tối.
Không thể chỉ lấy 42 giờ công rồi kết luận bố trí 6 người làm việc cùng lúc là đủ. Cần xem khối lượng công việc xuất hiện vào những giờ nào.
Một số việc phải hoàn thành trước giờ nhân viên văn phòng đến. Một số việc chỉ được thực hiện sau khi văn phòng kết thúc làm việc.
Ngoài ra, cần tính phương án thay thế khi nhân viên nghỉ tuần, nghỉ phép hoặc nghỉ đột xuất.
Đó là lý do định biên vận hành và tổng biên chế nhân sự không phải lúc nào cũng giống nhau.
Diện tích giống nhau chưa chắc nhu cầu nhân sự giống nhau. Có ít nhất bốn yếu tố cần xem xét kỹ.
Một tòa nhà 5 tầng, mỗi tầng rộng 1.000 m², sẽ có cách tổ chức vệ sinh khác với tòa nhà 15 tầng có tổng diện tích tương đương.
Tòa nhà nhiều tầng nhỏ thường phát sinh thêm thời gian di chuyển, vận chuyển rác, thay nước lau và lấy dụng cụ.
Nếu thang máy luôn đông vào giờ cao điểm, nhân viên có thể mất khá nhiều thời gian chỉ để di chuyển giữa các tầng.
Vì vậy, số tầng và cách bố trí kho vệ sinh ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất.
Tòa nhà có 300 người làm việc chắc chắn sẽ khác tòa nhà có 1.000 người sử dụng thường xuyên, dù diện tích bằng nhau.
Sự khác biệt thể hiện rõ nhất ở:
Theo tôi, khi khảo sát, số lượng người sử dụng thực tế là thông tin quan trọng không kém diện tích.
Có tòa nhà chỉ yêu cầu vệ sinh chính một lần và kiểm tra bổ sung khi cần. Nhưng cũng có văn phòng hạng A yêu cầu sảnh luôn sạch, nhà vệ sinh được kiểm tra liên tục, kính không có vết tay và mọi sự cố phải được xử lý nhanh.
Tiêu chuẩn càng cao thì thời gian trực và khối lượng công việc càng lớn.
Vì vậy, hợp đồng cần quy định cụ thể mức chất lượng mong muốn, thay vì chỉ ghi chung chung là đảm bảo sạch sẽ.
Sàn đá, gạch, thảm hay sàn nhựa đều có phương pháp làm sạch khác nhau.
Một khu vực hành lang rộng, bằng phẳng sẽ dễ sử dụng máy chà sàn hơn phòng làm việc có nhiều đồ đạc.
Máy móc phù hợp có thể giảm đáng kể thời gian làm việc thủ công. Tuy nhiên, không nên tính năng suất dựa hoàn toàn trên thông số lý thuyết của máy vì còn phải tính thời gian chuẩn bị, thay nước, di chuyển và xử lý các góc khuất.
Sau khi xác định được số lượng nhân viên, bước tiếp theo là phân chia thời gian làm việc.
Theo kinh nghiệm quản lý vệ sinh, bố trí đúng người nhưng sai thời điểm vẫn có thể khiến công việc rối tung.
Buổi sáng nên ưu tiên những công việc ảnh hưởng trực tiếp tới hình ảnh tòa nhà:
Mục tiêu là hoàn thành các công việc chính trước khi lượng người ra vào tăng cao.
Đây là khoảng thời gian cần phản ứng nhanh với những phát sinh thực tế.
Nhân viên không nhất thiết phải liên tục lau dọn mọi nơi mà cần đi kiểm tra theo tuyến, ưu tiên khu vực đông người.
Đặc biệt, nhà vệ sinh và sảnh nên được kiểm tra thường xuyên theo tần suất thống nhất với ban quản lý.
Khi nhân viên văn phòng đã ra về, đội vệ sinh có điều kiện thực hiện những việc khó làm trong giờ hành chính.
Ví dụ:
Tôi đánh giá đây là khoảng thời gian rất quan trọng bởi công việc được thực hiện kỹ sẽ giảm áp lực cho ca sáng.
Với phương án 8 nhân viên làm việc trong ngày, có thể tham khảo cách bố trí sau:
| Khung giờ | Số người | Công việc chính |
|---|---|---|
| 6h00-8h00 | 4 | Vệ sinh đầu ngày |
| 8h00-12h00 | 6 | Duy trì, xử lý phát sinh |
| 12h00-17h00 | 4 | Trực vệ sinh, thu gom rác |
| 17h00-20h00 | 4 | Làm sạch cuối ngày |
Bảng trên thể hiện số người cần có mặt theo từng khung giờ, không phải bốn nhóm nhân viên riêng biệt.
Để triển khai thực tế, ban quản lý cần lập lịch làm việc cụ thể cho từng cá nhân, đảm bảo thời giờ làm việc, nghỉ ngơi và các quy định lao động liên quan. Các khoảng giờ có thể điều chỉnh theo lượng khách và thời gian hoạt động của tòa nhà.
Nhân sự thay thế ngày nghỉ cũng cần được chuẩn bị ngay từ khi lập phương án.
Số lượng nhân viên liên quan trực tiếp tới ngân sách vận hành. Tuy nhiên, chỉ quan tâm đến mức lương từng người là chưa đủ.
Một phương án vệ sinh tòa nhà thường bao gồm:
Chẳng hạn, nếu tòa nhà bố trí thêm hai nhân viên thường xuyên, chi phí sẽ không chỉ tăng thêm hai khoản tiền lương mà còn phát sinh những khoản liên quan khác.
Nếu tự tuyển nhân viên vệ sinh, ban quản lý có thể trực tiếp điều hành, phân công công việc và kiểm soát thời gian làm việc.
Tuy nhiên, đơn vị quản lý cũng phải phụ trách tuyển dụng, đào tạo, bố trí người thay thế, trang bị dụng cụ và giải quyết các vấn đề nhân sự.
Ngược lại, thuê dịch vụ vệ sinh công nghiệp giúp chuyển nhiều công việc vận hành sang nhà thầu theo phạm vi hợp đồng.
Tất nhiên, thuê ngoài không đồng nghĩa lúc nào cũng rẻ hơn. Hiệu quả cần được đánh giá dựa trên tổng chi phí, mức chất lượng và trách nhiệm thực hiện.
Tôi từng thấy một vấn đề khá phổ biến trong ngành: Khi so sánh báo giá, khách hàng dễ chú ý tới số tiền cuối cùng mà quên xem nhà thầu dự kiến bố trí bao nhiêu người, làm bao nhiêu giờ và thực hiện những công việc nào.
Nếu cắt giảm nhân sự quá mức, hậu quả thường xuất hiện sau một thời gian vận hành.
Nhân viên không kịp thu gom rác, khu vực công cộng xuống cấp vệ sinh, các công việc định kỳ liên tục bị trì hoãn. Đến lúc đó, chi phí vệ sinh bổ sung và những phản ánh từ khách thuê có thể còn gây phiền toái hơn số tiền tiết kiệm ban đầu.
Không phải lúc nào ban quản lý cũng cần đợi đến kỳ gia hạn hợp đồng mới đánh giá lại nhân sự.
Chất lượng vệ sinh hằng ngày đã phản ánh phần nào đội ngũ hiện tại có phù hợp hay không.
Một số biểu hiện dễ nhận thấy gồm:
Dù vậy, không nên kết luận thiếu người chỉ từ một vài sự cố. Đôi khi nguyên nhân là phân công chưa hợp lý, dụng cụ không phù hợp hoặc quy trình làm việc chưa tốt.
Nếu một khu vực có ít người sử dụng, nhân viên thường xuyên hoàn thành công việc sớm và vẫn đạt chất lượng nghiệm thu, ban quản lý có thể xem xét điều chỉnh tuyến vệ sinh.
Tuy nhiên, cần đánh giá trong nhiều ngày, bao gồm cả giờ cao điểm, thay vì quan sát vào một buổi ít khách.
Giải pháp đầu tiên nên là điều chuyển nhân sự giữa các khu vực, sau đó mới tính đến việc giảm định biên.
Theo tôi, một đội vệ sinh tốt cần được đánh giá bằng kết quả công việc chứ không phải chỉ bằng việc nhân viên luôn tay luôn chân.
Ban quản lý có thể sử dụng:
Khi có dữ liệu, việc điều chỉnh nhân sự sẽ thuyết phục hơn nhiều so với đánh giá bằng cảm giác.
Tăng người chưa chắc đã là cách tốt nhất để cải thiện chất lượng vệ sinh. Đôi khi chỉ cần tổ chức lại quy trình, năng suất đã thay đổi đáng kể.
Thay vì giao mỗi người một diện tích bằng nhau, nên phân công dựa trên loại công việc và thời gian thực hiện.
Nhân viên phụ trách văn phòng có thể kết hợp vệ sinh hành lang cùng tầng. Trong khi đó, những khu vực như nhà vệ sinh hoặc sảnh đông khách cần có lịch kiểm tra riêng.
Sảnh, thang máy, nhà vệ sinh và pantry thường phát sinh vết bẩn trong ngày.
Thay vì dàn trải nhân viên khắp tòa nhà, nên tập trung người vào giờ cao điểm, sau đó chuyển sang các công việc ít cấp bách hơn.
Những khu vực sàn rộng có thể bố trí máy chà sàn phù hợp. Văn phòng trải thảm nên sử dụng máy hút bụi đúng công suất và thiết kế.
Dụng cụ được chuẩn bị theo xe đẩy cũng giúp nhân viên giảm thời gian đi lấy đồ.
Đôi khi, tiết kiệm vài phút ở mỗi tuyến vệ sinh lại mang tới hiệu quả đáng kể khi cộng dồn trong cả ngày.
Nhân viên cần biết rõ việc nào phải làm trước, việc nào làm sau, khu vực nào cần ưu tiên và tiêu chuẩn hoàn thành ra sao.
Một checklist cụ thể sẽ hạn chế bỏ sót công việc, đồng thời giúp giám sát phát hiện vấn đề nhanh hơn.
Khi tòa nhà tăng khách thuê, thay đổi công năng hoặc kéo dài giờ hoạt động, phương án nhân sự ban đầu có thể không còn phù hợp.
Vì vậy, nên đánh giá lại định kỳ và điều chỉnh dựa trên khối lượng công việc thực tế.
Có thể trong một số điều kiện nhất định, chẳng hạn diện tích thực sự cần vệ sinh không lớn, tần suất thấp hoặc thiết bị hỗ trợ tốt. Tuy nhiên, cần tính tổng giờ công và nhu cầu trực trước khi quyết định.
Có thể, nếu phần lớn là sàn thông thoáng và công việc tương đối đơn giản. Ngược lại, với văn phòng nhiều bàn ghế hoặc nhà vệ sinh sử dụng liên tục, không nên áp dụng cố định mức này.
Không thể xác định chỉ dựa trên số tầng. Cần biết tổng diện tích, số người sử dụng, phạm vi vệ sinh và số ca làm việc.
Không nhất thiết. Với những tầng ít sử dụng, một nhân viên có thể phụ trách nhiều tầng theo tuyến. Khu vực đông người có thể cần nhân sự trực riêng.
Nên cân nhắc nếu tòa nhà cần hút bụi, lau sàn hoặc làm sạch chuyên sâu mà không muốn ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng. Thời gian cụ thể phụ thuộc hợp đồng và lịch sử dụng tòa nhà.
Thuê ngoài có thể giúp tối ưu cách bố trí nhân sự nhờ kinh nghiệm tổ chức, máy móc và hệ thống giám sát. Tuy nhiên, mức tiết kiệm thực tế phải được đánh giá theo từng tòa nhà.
Với những tòa nhà văn phòng có diện tích từ vài nghìn đến hàng chục nghìn mét vuông, việc bố trí nhân sự vệ sinh cần được tính toán kỹ ngay từ giai đoạn khảo sát.
Cleanhouse cung cấp dịch vụ vệ sinh công nghiệp, vệ sinh văn phòng và tòa nhà, hướng tới giải pháp làm sạch phù hợp với đặc điểm vận hành của từng công trình.
Thay vì chỉ dựa vào diện tích để đưa ra số lượng nhân viên, phương án vệ sinh cần xem xét đồng thời nhiều yếu tố: số tầng, công năng, mật độ sử dụng, tần suất làm sạch và yêu cầu chất lượng của khách hàng.
Từ đó, có thể xây dựng kế hoạch phân công theo khu vực, bố trí ca làm việc, lựa chọn máy móc và thiết lập quy trình giám sát phù hợp.
Đối với tòa nhà văn phòng 5.000 m², con số 6, 8 hay 10 nhân viên chỉ thực sự có ý nghĩa khi đi kèm với khối lượng công việc cụ thể.
Điều quan trọng nhất vẫn là đúng người, đúng việc, đúng thời điểm và đảm bảo chất lượng vệ sinh ổn định.
Nếu đang cần xây dựng phương án nhân sự hoặc tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ vệ sinh văn phòng, tòa nhà chuyên nghiệp, quý khách có thể liên hệ Cleanhouse để trao đổi nhu cầu, khảo sát thực tế và nhận tư vấn phù hợp.
Cleanhouse VIỆT NAM
Mã : 1368
