Không ít doanh nghiệp lựa chọn tự thành lập đội vệ sinh nội bộ thay vì thuê dịch vụ bên ngoài. Lý do cũng khá dễ hiểu. Có nhân viên làm việc thường xuyên tại nhà máy, muốn dọn khu vực nào cũng thuận tiện, lại không phải phụ thuộc vào lịch làm việc của đơn vị khác. Đặc biệt, nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng tự tuyển người sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể.
Thế nhưng, khi bắt tay vào thực hiện, mọi chuyện đôi khi không đơn giản như tính toán ban đầu. Nhân viên nghỉ đột xuất không có người thay, máy móc mua về ít sử dụng, sàn nhà xưởng lau mãi vẫn bẩn, trong khi chi phí hàng tháng cứ tăng lên.
Thực tế, sai lầm khi nhà máy tự lập đội vệ sinh nội bộ thường không nằm ở quyết định tự tổ chức nhân sự, mà ở cách quản lý, đào tạo và phân bổ nguồn lực. Nếu không có quy trình phù hợp, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tốn nhiều tiền hơn mà chất lượng vệ sinh vẫn không đạt yêu cầu.
Tự tổ chức đội vệ sinh là phương án được khá nhiều doanh nghiệp cân nhắc, đặc biệt với những nhà máy có hoạt động sản xuất liên tục. Thay vì ký hợp đồng với đơn vị bên ngoài, doanh nghiệp trực tiếp tuyển dụng, trả lương và quản lý nhân viên vệ sinh.
Phương án này có những ưu điểm nhất định:
Nhìn chung, đây không phải cách làm thiếu hiệu quả. Với những nhà máy quy mô vừa phải, công việc vệ sinh không quá phức tạp, đội ngũ nội bộ được đào tạo tốt hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu hàng ngày.
Vấn đề xuất hiện khi doanh nghiệp đánh giá công việc vệ sinh quá đơn giản, cho rằng chỉ cần tuyển vài nhân viên và mua thêm dụng cụ là đủ.
Tùy diện tích và đặc thù sản xuất, đội vệ sinh nội bộ thường thực hiện những công việc như:
Cần phân biệt rõ giữa vệ sinh duy trì hàng ngày và vệ sinh công nghiệp chuyên sâu. Một nhân viên có thể lau sàn, thu gom rác rất tốt nhưng chưa chắc đã biết vận hành máy chà sàn liên hợp hay xử lý dầu mỡ công nghiệp.
Đây cũng chính là điểm mà nhiều nhà máy thường bỏ qua.
Trong quá trình tổ chức hoạt động vệ sinh nhà xưởng, có những sai sót ban đầu tưởng chừng rất nhỏ. Tuy nhiên, nếu kéo dài nhiều tháng, chúng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành, chất lượng làm sạch và thậm chí cả hoạt động sản xuất.
Dưới đây là 10 sai lầm doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý.
Đây có lẽ là sai lầm phổ biến nhất khi doanh nghiệp so sánh giữa việc tự tuyển nhân viên và thuê công ty vệ sinh.
Chẳng hạn, nhà máy cần 5 nhân viên vệ sinh, mỗi người có mức lương giả định 7 triệu đồng/tháng. Người quản lý nhanh chóng tính ra tổng chi phí nhân sự là 35 triệu đồng và cho rằng đây chính là ngân sách vệ sinh cần bỏ ra.
Nhưng thực tế đâu chỉ có tiền lương!
Doanh nghiệp còn phải tính đến:
Đặc biệt, với nhà xưởng diện tích lớn, khoản đầu tư máy chà sàn, máy hút bụi công nghiệp có thể không nhỏ.
Cách khắc phục: Doanh nghiệp nên xây dựng bảng tổng hợp toàn bộ chi phí vận hành trong ít nhất 6-12 tháng, bao gồm cả chi phí trực tiếp và gián tiếp. Khi có số liệu đầy đủ, việc đánh giá hiệu quả của đội vệ sinh nội bộ mới thực sự khách quan.
Nhiều người vẫn có suy nghĩ rằng vệ sinh là công việc đơn giản, không đòi hỏi chuyên môn. Chỉ cần chăm chỉ, chịu khó và biết sử dụng chổi lau nhà là có thể làm được.
Điều này có thể đúng với một số công việc vệ sinh thông thường, nhưng đối với nhà máy thì chưa đủ.
Mỗi môi trường sản xuất lại có những yêu cầu riêng. Nhà máy cơ khí thường gặp dầu mỡ, bụi kim loại. Nhà máy chế biến thực phẩm đòi hỏi kiểm soát vệ sinh chặt chẽ. Trong khi đó, các khu vực sản xuất điện tử có thể yêu cầu kiểm soát bụi, tĩnh điện hoặc quy trình tiếp cận thiết bị đặc biệt.
Nếu nhân viên chưa được hướng dẫn, những lỗi rất dễ xảy ra:
Theo kinh nghiệm thực tế trong tổ chức vệ sinh công nghiệp, điều quan trọng không phải lúc nào cũng là tuyển được người có nhiều năm kinh nghiệm. Quan trọng hơn là nhân viên phải được đào tạo đúng với môi trường sẽ làm việc.
Cách khắc phục: Doanh nghiệp cần có chương trình hướng dẫn ban đầu, kiểm tra kỹ năng và đào tạo bổ sung. Những vị trí đặc thù phải được giao cho người có năng lực và được phép thực hiện.
Một nhà máy có thể bao gồm khu sản xuất, kho nguyên liệu, kho thành phẩm, hành lang, văn phòng, nhà ăn và nhà vệ sinh. Mỗi khu vực có mức độ bẩn và yêu cầu làm sạch khác nhau.
Thế nhưng, có doanh nghiệp lại sử dụng cùng một phương pháp cho tất cả.
Ví dụ, khu vực hành lang chỉ cần hút bụi và lau duy trì hàng ngày, nhưng sàn xưởng có dầu mỡ cần hóa chất và thiết bị phù hợp. Nhà vệ sinh lại phải sử dụng bộ dụng cụ riêng để hạn chế lây nhiễm chéo.
Nếu không có quy trình cụ thể, nhân viên thường làm theo thói quen. Người này chú trọng lau sàn, người kia quan tâm đến thu gom rác, còn những vị trí như chân tường, gầm kệ, góc khuất lại ít được xử lý.
Để khắc phục, nhà máy cần:
Một quy trình tốt không nhất thiết phải dài hàng chục trang. Điều quan trọng là nhân viên đọc vào biết mình cần làm gì, làm như thế nào và kết quả phải đạt đến mức nào.
Có nhà máy diện tích vài nghìn mét vuông nhưng chỉ bố trí hai nhân viên vệ sinh. Ngược lại, cũng có doanh nghiệp tuyển khá đông người dù khối lượng công việc thực tế không lớn.
Cả hai trường hợp đều có thể gây lãng phí.
Nếu thiếu người, nhân viên phải làm việc liên tục, dễ bỏ sót vị trí hoặc thực hiện qua loa để kịp tiến độ. Nhưng tuyển quá nhiều người cũng không đồng nghĩa với việc vệ sinh tốt hơn.
Số lượng nhân sự phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố:
Chẳng hạn, cùng diện tích 2.000 m² nhưng một nhà xưởng trống, sàn bằng phẳng chắc chắn sẽ khác với nhà xưởng có nhiều dây chuyền, lối đi nhỏ và thiết bị bố trí dày đặc.
Cách khắc phục: Hãy khảo sát khối lượng thực tế, đo thời gian hoàn thành từng hạng mục, sau đó mới xác định định mức lao động. Đồng thời, cần có phương án nhân sự dự phòng khi người lao động nghỉ đột xuất.
Một trong những nguyên nhân khiến đội vệ sinh nội bộ làm việc kém hiệu quả là thiếu thiết bị phù hợp.
Không khó để bắt gặp tình trạng nhân viên dùng cây lau thủ công để xử lý những khu vực sàn rất rộng. Công việc vừa mất thời gian, vừa tốn sức, trong khi hiệu quả làm sạch chưa chắc đạt yêu cầu.
Đặc biệt, với sàn nhà xưởng có dầu mỡ hoặc bụi công nghiệp, dụng cụ thông thường đôi khi không đủ khả năng xử lý.
Tùy điều kiện thực tế, doanh nghiệp có thể cần:
Tuy nhiên, cũng không nên mua sắm theo phong trào. Một chiếc máy công suất lớn nhưng không phù hợp chiều rộng lối đi có thể trở nên bất tiện, thậm chí ít được sử dụng.
Theo tôi, mua đúng thiết bị quan trọng hơn mua nhiều thiết bị. Máy móc phải phục vụ công việc thực tế, chứ không phải chỉ để hoàn thiện danh sách tài sản.
Trước khi đầu tư, doanh nghiệp cần đánh giá loại sàn, diện tích, nguồn điện, không gian vận hành và chi phí bảo dưỡng. Nhân viên cũng phải được đào tạo cách sử dụng an toàn.
Hóa chất là vấn đề cần được kiểm soát chặt chẽ khi vệ sinh nhà xưởng.
Không ít người có thói quen pha hóa chất theo cảm tính, cho rằng càng đậm đặc thì càng sạch. Có trường hợp còn sử dụng chung một loại sản phẩm cho nhiều bề mặt khác nhau.
Đây là cách làm tiềm ẩn nhiều rủi ro.
Một số hóa chất có thể gây ảnh hưởng đến lớp phủ sàn, kim loại hoặc vật liệu nhạy cảm. Pha không đúng nồng độ còn khiến hiệu quả làm sạch giảm hoặc làm tăng nguy cơ kích ứng cho người sử dụng.
Những lỗi thường gặp bao gồm:
Đặc biệt, không được tự ý pha trộn các loại hóa chất tẩy rửa với nhau. Một số hỗn hợp có thể sinh ra khí độc rất nguy hiểm.
Cách khắc phục: Nhà máy cần quản lý danh mục hóa chất, có nhãn nhận diện, phiếu dữ liệu an toàn và hướng dẫn sử dụng cụ thể. Nhân viên chỉ được dùng những sản phẩm đã được phê duyệt, đúng nồng độ và đúng mục đích.
Một đôi găng tay, đôi giày chống trượt hay biển cảnh báo sàn ướt đôi khi bị xem là những vật dụng nhỏ. Nhưng trong môi trường công nghiệp, chính những chi tiết ấy lại giúp phòng tránh nhiều sự cố đáng tiếc.
Nhân viên vệ sinh có thể phải làm việc gần thiết bị điện, máy móc, xe nâng hoặc khu vực có dầu mỡ. Nếu không được đào tạo, họ khó nhận biết đầy đủ những nguy hiểm đang tồn tại.
Một số tình huống đáng lo ngại:
Đặc biệt, việc vệ sinh máy móc sản xuất cần có quy trình kiểm soát năng lượng nguy hiểm, cô lập thiết bị khi cần thiết và sự phối hợp của bộ phận kỹ thuật.
Nhà máy nên tổ chức đào tạo an toàn trước khi giao việc, đồng thời kiểm tra định kỳ việc chấp hành quy trình. Trang bị bảo hộ phải được lựa chọn theo nguy cơ thực tế, không nên cấp phát một bộ giống nhau cho mọi công việc.
Nhà máy không giống văn phòng thông thường. Nhiều dây chuyền vận hành liên tục, công nhân di chuyển theo ca, xe nâng ra vào kho hàng thường xuyên.
Nếu bố trí vệ sinh không hợp lý, công việc làm sạch có thể vô tình trở thành nguyên nhân cản trở sản xuất.
Ví dụ, nhân viên đang lau sàn thì xe nâng cần vận chuyển nguyên liệu. Hoặc khu vực vừa vệ sinh xong chưa khô đã có nhiều người qua lại, khiến bề mặt nhanh chóng bẩn trở lại.
Có những hạng mục chỉ phù hợp thực hiện khi dây chuyền ngừng hoạt động hoặc vào thời gian đã được bộ phận sản xuất cho phép.
Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp nên:
Một đội vệ sinh được quản lý tốt không chỉ cần làm sạch hiệu quả mà còn phải biết làm việc đúng thời điểm.
Một sai lầm khác là giao toàn bộ công việc cho nhân viên rồi mặc định rằng mọi thứ sẽ được thực hiện đầy đủ.
Thực tế, nếu không có người kiểm tra, chất lượng vệ sinh dễ phụ thuộc vào ý thức và kinh nghiệm từng cá nhân.
Những khu vực dễ quan sát như lối đi chính, sảnh, hành lang thường được chú ý nhiều hơn. Trong khi đó, chân tường, góc khuất hoặc vị trí ít người qua lại có thể bị bỏ sót.
Việc giám sát không nên chỉ dừng ở câu hỏi: "Hôm nay đã dọn xong chưa?".
Thay vào đó, cần kiểm tra:
Doanh nghiệp nên giao một người chịu trách nhiệm nghiệm thu, lưu checklist và ghi nhận các vấn đề lặp lại.
Điều quan trọng là đánh giá dựa trên kết quả thực tế, không chỉ dựa vào thời gian nhân viên có mặt tại nhà máy.
Không phải công việc vệ sinh nào cũng nên giao cho đội nội bộ.
Những hạng mục như làm sạch trên cao, xử lý dầu mỡ công nghiệp phức tạp, vệ sinh thiết bị đặc thù hoặc tổng vệ sinh diện tích lớn có thể đòi hỏi máy móc, kỹ thuật và biện pháp an toàn riêng.
Nếu cố thực hiện khi chưa đủ điều kiện, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các vấn đề như:
Theo tôi, đây là vấn đề doanh nghiệp nên nhìn nhận thực tế. Có đội vệ sinh riêng không đồng nghĩa với việc phải tự làm tất cả.
Những công việc duy trì hàng ngày có thể giao cho nhân viên nội bộ. Còn với các hạng mục chuyên sâu, thuê đơn vị có đủ năng lực đôi khi lại là phương án kinh tế và an toàn hơn.
Các sai lầm kể trên nếu không được khắc phục có thể tạo ra nhiều ảnh hưởng lâu dài. Đáng chú ý, hậu quả không chỉ thể hiện ở mức độ sạch hay bẩn của nhà xưởng.
Nhân viên làm việc nhiều giờ nhưng năng suất thấp, máy móc hỏng liên tục, hóa chất sử dụng lãng phí, những khu vực không sạch lại phải làm lại.
Tất cả đều khiến chi phí vận hành tăng lên.
Nếu không theo dõi cụ thể, doanh nghiệp rất khó nhận ra khoản ngân sách đang bị sử dụng thiếu hiệu quả. Đôi khi, chi phí phát sinh nhỏ mỗi ngày cộng dồn lại thành con số đáng kể sau một năm.
Sàn nhà xưởng có dầu mỡ, lối đi nhiều bụi hoặc khu vực làm việc thiếu vệ sinh có thể ảnh hưởng đến điều kiện lao động.
Đặc biệt, nước đọng và chất bẩn trơn trượt làm tăng nguy cơ xảy ra sự cố. Bụi tích tụ tại những vị trí không phù hợp cũng có thể ảnh hưởng đến thiết bị và yêu cầu kiểm soát môi trường sản xuất.
Vì vậy, vệ sinh nhà máy cần được xem là một phần của hoạt động quản lý môi trường làm việc, chứ không đơn thuần là công việc lau dọn.
Một nhà xưởng thiếu sạch sẽ sẽ tạo ấn tượng không tốt khi đối tác, khách hàng đến khảo sát.
Với những ngành có yêu cầu kiểm soát vệ sinh nghiêm ngặt, việc làm sạch không đạt quy trình còn có thể ảnh hưởng đến các cuộc kiểm tra, đánh giá chất lượng hoặc điều kiện sản xuất.
Chưa kể, nếu phải tạm dừng một khu vực để xử lý sự cố vệ sinh, kế hoạch vận hành cũng có thể bị xáo trộn.
Nếu đã có đội vệ sinh riêng, doanh nghiệp không nhất thiết phải thay đổi ngay sang hình thức thuê ngoài. Điều cần làm trước tiên là rà soát cách tổ chức và xử lý những điểm còn bất hợp lý.
Hãy bắt đầu từ chính đặc điểm nhà xưởng.
Doanh nghiệp cần biết khu vực nào cần làm sạch hàng ngày, khu vực nào chỉ cần vệ sinh định kỳ, đâu là vị trí có nguy cơ cao và đâu là công việc cần thiết bị chuyên dụng.
Việc khảo sát nên có sự tham gia của bộ phận hành chính, sản xuất và an toàn lao động để tránh bỏ sót yêu cầu quan trọng.
Mỗi vị trí cần có danh sách công việc, tần suất thực hiện và tiêu chuẩn nghiệm thu.
Ví dụ, hành lang có thể cần vệ sinh nhiều lần trong ngày tùy mật độ đi lại, trong khi một số khu vực kho chỉ thực hiện theo lịch và điều kiện sản xuất.
Checklist nên ngắn gọn, dễ sử dụng. Nhân viên có thể đánh dấu sau khi hoàn thành, còn người giám sát kiểm tra theo những tiêu chí đã thống nhất.
Đào tạo một lần khi mới tuyển dụng là chưa đủ.
Khi thay đổi hóa chất, mua thiết bị mới hoặc điều chỉnh dây chuyền sản xuất, nhân viên cũng cần được hướng dẫn lại.
Ngoài kỹ năng làm sạch, nội dung đào tạo nên bao gồm an toàn lao động, bảo quản dụng cụ, xử lý sự cố và những công việc tuyệt đối không được tự ý thực hiện.
Doanh nghiệp nên quản lý chi phí vệ sinh theo tháng, bao gồm nhân sự, vật tư, máy móc và các khoản phát sinh.
Song song với đó, cần đánh giá năng suất và chất lượng thực hiện.
Nếu liên tục xảy ra tình trạng thiếu người, làm lại nhiều lần hoặc máy móc hỏng hóc, nhà quản lý cần tìm nguyên nhân thay vì chỉ yêu cầu nhân viên tăng tốc độ làm việc.
Đây là câu hỏi không có đáp án chung cho mọi doanh nghiệp.
Tùy quy mô, tính chất sản xuất và khả năng quản lý, mỗi phương án đều có ưu điểm riêng. Quan trọng nhất là lựa chọn phù hợp với nhu cầu thực tế.
Phương án này thường phù hợp khi:
Trong những điều kiện như vậy, đội nội bộ có thể phát huy tốt lợi thế chủ động và linh hoạt.
Dịch vụ thuê ngoài đáng cân nhắc khi nhà máy có diện tích lớn, yêu cầu vệ sinh phức tạp hoặc cần sử dụng nhiều thiết bị chuyên dụng.
Đặc biệt, những công việc tổng vệ sinh định kỳ, làm sạch sau xây dựng, xử lý chất bẩn đặc thù thường cần được khảo sát và lập phương án riêng.
Tuy nhiên, khi thuê ngoài, doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra năng lực nhà thầu, thiết bị, quy trình an toàn và điều kiện hợp đồng. Không nên mặc định rằng cứ thuê dịch vụ là chất lượng sẽ được bảo đảm.
Theo tôi, đây là phương án rất đáng để các nhà máy cân nhắc.
Thay vì lựa chọn hoàn toàn một trong hai, doanh nghiệp có thể phân chia công việc:
Cách tổ chức này giúp doanh nghiệp vừa giữ được tính chủ động, vừa hạn chế việc đầu tư quá nhiều máy móc hoặc duy trì nhân sự chuyên sâu không thường xuyên sử dụng.
Trước khi thành lập đội vệ sinh nội bộ, doanh nghiệp nên tự trả lời một số câu hỏi quan trọng.
| Tiêu chí | Nội dung cần đánh giá |
|---|---|
| Diện tích nhà xưởng | Diện tích thực tế cần làm sạch, số lượng khu vực |
| Đặc thù sản xuất | Loại bụi bẩn, dầu mỡ, yêu cầu vệ sinh riêng |
| Tần suất vệ sinh | Theo ngày, theo ca hay định kỳ |
| Nhân sự | Khả năng tuyển dụng, đào tạo, bố trí thay thế |
| Máy móc | Thiết bị cần mua, bảo trì và vận hành |
| Hóa chất | Loại sử dụng, mức tiêu hao, yêu cầu an toàn |
| Quản lý | Người chịu trách nhiệm kiểm tra, nghiệm thu |
| Ngân sách | Tổng chi phí vận hành và phát sinh |
Sau khi đánh giá những tiêu chí này, doanh nghiệp có thể so sánh với báo giá của các đơn vị vệ sinh công nghiệp để lựa chọn phương án hợp lý.
Đừng chỉ so sánh tiền lương của nhân viên với giá thuê dịch vụ. Hãy so sánh tổng chi phí thực tế, chất lượng làm sạch và trách nhiệm của từng phương án.
Có thể, nếu khối lượng công việc ổn định và doanh nghiệp có khả năng quản lý.
Tuy nhiên, với nhà máy nhỏ, không nhất thiết phải xây dựng một đội đông người. Doanh nghiệp có thể bố trí nhân viên vệ sinh duy trì và thuê dịch vụ chuyên nghiệp cho những hạng mục định kỳ.
Không có định mức chung áp dụng cho mọi nhà máy.
Số lượng nhân viên phụ thuộc vào diện tích, loại bề mặt, mức độ bẩn, thời gian làm việc và thiết bị sử dụng. Doanh nghiệp nên khảo sát và tính toán khối lượng thực tế trước khi tuyển dụng.
Điều này phụ thuộc vào khả năng đáp ứng của đội nội bộ.
Nếu nhân viên không có đủ thiết bị, kỹ thuật hoặc điều kiện an toàn để xử lý những hạng mục chuyên sâu, doanh nghiệp nên cân nhắc thuê đơn vị phù hợp thay vì cố tự thực hiện.
Chưa chắc.
Nếu chỉ nhìn vào tiền lương, việc tự tuyển có thể tạo cảm giác tiết kiệm. Nhưng khi tính thêm bảo hiểm, dụng cụ, hóa chất, máy móc, đào tạo và chi phí quản lý, kết quả so sánh có thể thay đổi.
Doanh nghiệp cần có số liệu cụ thể từ cả hai phương án để đưa ra quyết định.
Tự lập đội vệ sinh nội bộ không phải là quyết định sai. Thậm chí, với những doanh nghiệp có nhu cầu vệ sinh thường xuyên và khả năng quản lý tốt, đây còn là phương án rất chủ động.
Điều đáng lo nằm ở cách tổ chức thiếu bài bản. Tuyển người mà không đào tạo, giao việc nhưng không có quy trình, mua máy móc không phù hợp hoặc chỉ quan tâm đến tiền lương đều có thể khiến chi phí vận hành ngày càng tăng.
Vệ sinh nhà xưởng tưởng đơn giản nhưng để duy trì chất lượng ổn định lại cần khá nhiều yếu tố: con người, thiết bị, hóa chất, quy trình và sự phối hợp với hoạt động sản xuất.
Vì vậy, doanh nghiệp nên đánh giá đúng năng lực của đội nội bộ, đồng thời cân nhắc thuê đơn vị chuyên nghiệp cho những hạng mục nằm ngoài khả năng đáp ứng.
Đối với những doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc tổ chức đội vệ sinh nội bộ, Cleanhouse là một lựa chọn để tham khảo khi cần thuê ngoài các hạng mục vệ sinh công nghiệp.
Tùy vào đặc điểm nhà xưởng, doanh nghiệp có thể trao đổi với Cleanhouse để khảo sát nhu cầu, xác định phạm vi công việc và lựa chọn phương án vệ sinh phù hợp. Từ vệ sinh duy trì đến tổng vệ sinh định kỳ, điều quan trọng vẫn là có kế hoạch rõ ràng, phương pháp làm sạch phù hợp và tiêu chuẩn nghiệm thu cụ thể.
Một nhà máy sạch không chỉ tạo môi trường làm việc dễ chịu mà còn góp phần duy trì hoạt động sản xuất ổn định. Và để làm được điều đó, đôi khi doanh nghiệp không cần tuyển thêm người, mà cần tổ chức công việc hợp lý hơn.
Liên hệ Cleanhouse để trao đổi về nhu cầu vệ sinh nhà xưởng, khảo sát và nhận phương án dịch vụ phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp.
Mã : 1368
