Văn phòng làm việc giờ hành chính thì chuyện vệ sinh tương đối dễ sắp xếp. Nhân viên tan ca lúc 17h30 hoặc 18h, đội vệ sinh có thể bắt đầu hút bụi, lau sàn, thu gom rác và làm sạch những khu vực cần thiết. Nhưng với những văn phòng hoạt động 24/7, câu chuyện lại hoàn toàn khác.
Hãy hình dung một công ty công nghệ có nhân viên trực hệ thống suốt đêm, một trung tâm chăm sóc khách hàng liên tục nhận cuộc gọi hoặc doanh nghiệp làm việc theo múi giờ của đối tác nước ngoài. Khi người này hết ca thì người khác vào thay. Phòng làm việc gần như không lúc nào trống hoàn toàn.
Vậy văn phòng làm việc 24/7 thì vệ sinh lúc nào để vừa sạch sẽ, vừa không làm phiền nhân viên?
Theo tôi, điều quan trọng nhất không phải tìm một khung giờ thật khuya để dọn dẹp, mà là biết chia nhỏ công việc, bố trí người hợp lý và lựa chọn phương pháp vệ sinh phù hợp với từng khu vực. Một lịch vệ sinh tốt phải phục vụ hoạt động của văn phòng, chứ không thể bắt cả văn phòng thay đổi lịch làm việc để phục vụ việc dọn dẹp.
Nhìn bên ngoài, văn phòng hoạt động xuyên đêm cũng có bàn ghế, máy tính, phòng họp, nhà vệ sinh và pantry như mọi nơi khác. Tuy nhiên, nếu trực tiếp tổ chức công việc vệ sinh, chúng ta sẽ thấy có khá nhiều vấn đề cần giải quyết.
Với văn phòng thông thường, đội vệ sinh có thể tận dụng thời gian trước giờ làm hoặc sau khi nhân viên về hết. Còn văn phòng 24/7 thì không đơn giản như vậy.
Chẳng hạn, lúc 22h, bộ phận hành chính đã nghỉ nhưng đội trực kỹ thuật vẫn làm việc. Đến 1h sáng, phòng chăm sóc khách hàng có thể vẫn đang tiếp nhận cuộc gọi. Sáng sớm, khi đội trực đêm chuẩn bị bàn giao thì nhân viên ca mới lại bắt đầu đến.
Điều này khiến những công việc như hút bụi toàn bộ sàn, giặt thảm hay chà sàn bằng máy khó thực hiện đồng loạt.
Nếu không khảo sát trước lịch hoạt động của từng bộ phận, rất dễ xảy ra tình trạng nhân viên vệ sinh đến đúng giờ đã phân công nhưng lại không thể làm việc.
Có những tiếng động bình thường chúng ta không để ý, nhưng trong văn phòng yên tĩnh lại trở nên rất rõ.
Tiếng máy hút bụi, bánh xe đẩy dụng cụ, tiếng xô va vào nhau hay tiếng kéo ghế đều có thể khiến nhân viên mất tập trung.
Đặc biệt, với những bộ phận thường xuyên trao đổi qua điện thoại hoặc họp trực tuyến, tiếng ồn không chỉ gây khó chịu mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc.
Bởi vậy, không thể nghĩ đơn giản rằng cứ làm vào ban đêm là sẽ không gây ảnh hưởng. Đôi khi, ca đêm còn cần giữ yên tĩnh hơn cả ca ngày!
Một vấn đề khác là rác và bụi bẩn không chỉ phát sinh trong giờ hành chính.
Nhân viên trực đêm vẫn ăn uống, sử dụng nhà vệ sinh, đi lại qua hành lang và lấy nước tại pantry. Một số khu vực vừa được lau sạch chưa lâu đã xuất hiện vết nước, vụn thức ăn hoặc rác mới.
Những vị trí cần đặc biệt chú ý gồm:
Với những nơi này, chỉ vệ sinh một lần mỗi ngày thường khó duy trì chất lượng như mong muốn, nhất là khi số lượng nhân viên đông.
Thực tế, không có một giờ vệ sinh cố định phù hợp với tất cả doanh nghiệp hoạt động xuyên đêm.
Một công ty có 200 nhân viên làm việc ban ngày và chỉ 10 người trực đêm sẽ cần lịch vệ sinh khác hoàn toàn với trung tâm tổng đài có hàng trăm nhân viên chia đều ba ca.
Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể xây dựng lịch theo từng khoảng thời gian trong ngày.
Khoảng đầu giờ sáng thường là thời điểm nhân viên ca đêm chuẩn bị bàn giao, đồng thời nhân viên hành chính bắt đầu đến văn phòng.
Đây là lúc cần chú ý đến những khu vực có nhiều người qua lại.
Công việc nên ưu tiên:
Theo kinh nghiệm tổ chức công việc, tôi cho rằng buổi sáng nên tập trung vào những đầu việc nhanh, gọn, ít gây cản trở.
Đừng chọn đúng lúc hàng chục nhân viên đang bước vào văn phòng để lau ướt toàn bộ sảnh hoặc chặn lối đi bằng máy móc. Một việc tưởng nhỏ nhưng có thể khiến cả khu vực trở nên bất tiện.
Buổi chiều có thể phù hợp để thực hiện những công việc duy trì vệ sinh, đặc biệt sau giờ nghỉ trưa.
Khu pantry thường có nhiều cốc chén, vết nước và vụn thức ăn. Thùng rác ở một số phòng làm việc cũng bắt đầu đầy.
Đội vệ sinh có thể:
Một lưu ý là không nên tổ chức vệ sinh dựa hoàn toàn vào đồng hồ. Nếu phòng họp vẫn có người, hãy chuyển sang khu vực khác.
Sự linh hoạt này rất quan trọng với văn phòng 24/7.
Nhiều người cho rằng ban đêm là thời điểm tốt nhất để tổng vệ sinh văn phòng. Điều đó chỉ đúng khi văn phòng thực sự ít hoạt động vào ban đêm.
Với doanh nghiệp làm việc xuyên đêm, chúng ta cần xem xét kỹ hơn.
Những công việc phù hợp với ca đêm có thể gồm:
Riêng các công việc như chà sàn bằng máy, giặt thảm hoặc hút bụi diện rộng nên thực hiện theo khung giờ đã thống nhất với doanh nghiệp.
Tôi khá coi trọng nguyên tắc này: Làm sạch vào ban đêm không có nghĩa là được phép gây tiếng ồn vào ban đêm.
Câu trả lời là có thể, nhưng không phải khu vực nào cũng phù hợp.
Thời điểm giao ca thường xuất hiện hai tình huống. Một số bàn làm việc tạm thời trống, tạo điều kiện vệ sinh. Ngược lại, hành lang, khu thay đồ và cửa ra vào có thể đông hơn bình thường.
Vì vậy, nên tận dụng khoảng trống giữa hai lượt sử dụng của từng phòng, thay vì mặc định giờ giao ca là giờ tổng vệ sinh.
Chẳng hạn, khi một nhóm nhân viên vừa rời phòng nghỉ và nhóm tiếp theo chưa vào, nhân viên vệ sinh có thể tranh thủ thu gom rác, lau bàn và xử lý sàn.
Còn khu vực hành lang đang đông người bàn giao ca thì nên để sau.
Đây là phần mà nhiều doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ. Nếu chia ca không hợp lý, có lúc nhân viên vệ sinh rất nhàn nhưng cũng có thời điểm không đủ người xử lý công việc.
Tùy quy mô và nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương án dưới đây.
Có thể tham khảo khung giờ:
| Ca vệ sinh | Thời gian | Công việc ưu tiên |
|---|---|---|
| Ca sáng | 6h-14h | Sảnh, nhà vệ sinh, thu gom rác, khu vực dùng chung |
| Ca chiều | 14h-22h | Pantry, phòng họp, vệ sinh duy trì |
| Ca đêm | 22h-6h | Khu vực ít người, vệ sinh yên tĩnh, xử lý phát sinh |
Ưu điểm lớn nhất của phương án này là luôn có nhân sự vệ sinh trong tòa nhà hoặc văn phòng.
Khi nhà vệ sinh bị bẩn, nước tràn tại pantry hoặc rác phát sinh nhiều, có người xử lý kịp thời.
Tuy nhiên, chia ba ca không có nghĩa mỗi ca phải có số lượng nhân viên bằng nhau.
Ví dụ, một văn phòng có 300 người ban ngày nhưng chỉ 30 người ban đêm thì ca sáng và chiều có thể cần nhiều nhân viên hơn ca đêm.
Doanh nghiệp cũng phải bố trí nghỉ giữa ca, ngày nghỉ và thời giờ làm việc theo quy định; không nên mặc định một nhân viên có thể liên tục làm hết ca này sang ca khác.
Nếu ban đêm chỉ có ít người làm việc, doanh nghiệp có thể cân nhắc bố trí hai ca vệ sinh chính và một vị trí trực hỗ trợ ngoài khung giờ đó.
Hai ca chính đảm nhiệm phần lớn công việc:
Nhân sự trực chủ yếu xử lý những phát sinh cần thiết, chẳng hạn sàn bị đổ nước, thùng rác đầy hoặc nhà vệ sinh cần làm sạch thêm.
Cách này có thể tiết kiệm chi phí hơn bố trí một đội đầy đủ suốt 24 giờ. Dù vậy, phải xác định rõ người trực có mặt tại văn phòng hay chỉ hỗ trợ khi được gọi.
Với văn phòng nhỏ, số lượng người trực đêm không nhiều, việc bố trí nhân viên vệ sinh liên tục có thể không cần thiết.
Thay vào đó, doanh nghiệp có thể chia thành những lượt vệ sinh ngắn trong ngày.
Ví dụ:
Ngoài những lượt này, cần có phương án xử lý sự cố vệ sinh đột xuất.
Theo tôi, đây là lựa chọn đáng cân nhắc cho doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, miễn là các khu vực thiết yếu vẫn được duy trì vệ sinh đầy đủ.
Không nên chỉ dựa vào diện tích để tính nhân sự.
Hai văn phòng cùng rộng 1.000m² nhưng một nơi có 50 nhân viên, nơi còn lại có 250 nhân viên làm việc luân phiên sẽ phát sinh khối lượng vệ sinh khác nhau.
Khi lập phương án, cần xem xét:
Điều tôi muốn nhấn mạnh là số lượng nhân sự phải được tính từ khối lượng công việc thực tế, không đơn thuần lấy tổng diện tích chia cho một định mức cố định.
Khi vệ sinh văn phòng hoạt động 24/7, tôi luôn đánh giá cao cách làm theo từng khu vực nhỏ. Thay vì đưa cả đội vào dọn cùng lúc, chúng ta nên xác định nơi nào đang có người làm việc, nơi nào ít sử dụng và nơi nào cần xử lý ngay.
Cách làm này tuy đòi hỏi quản lý sát sao hơn một chút nhưng đổi lại sẽ hạn chế được rất nhiều phiền toái.
Đây là khu vực cần sự cẩn thận cao nhất, bởi ngoài bàn ghế còn có máy tính, tài liệu và các thiết bị điện tử.
Nếu nhân viên đang làm việc, người vệ sinh chỉ nên thực hiện những công việc được phép mà không làm ảnh hưởng đến họ.
Cần chú ý:
Một chi tiết khá nhỏ nhưng đáng lưu ý là sau khi lau bàn, các vật dụng được phép di chuyển cần đặt lại đúng vị trí ban đầu.
Đừng nghĩ nhân viên sẽ không để ý. Với người đang xử lý công việc quan trọng, một tập tài liệu bị đổi chỗ cũng có thể gây mất thời gian tìm kiếm.
Hành lang và sảnh là những khu vực gần như không thể đóng cửa để vệ sinh trong thời gian dài.
Nếu cần lau sàn, tốt nhất nên chia thành từng đoạn, không làm ướt toàn bộ diện tích cùng lúc.
Ví dụ, với hành lang rộng, nhân viên có thể vệ sinh một bên trước, chờ sàn khô rồi chuyển sang bên còn lại. Tại vị trí đang lau cần đặt biển cảnh báo dễ quan sát.
Đối với thang máy, cần phối hợp với ban quản lý tòa nhà nếu công việc ảnh hưởng đến việc sử dụng hoặc vận hành thiết bị.
Điều quan trọng là không để xe dụng cụ, xô nước hoặc máy móc chắn cửa thang máy và lối thoát hiểm.
Theo tôi, đây là hai vị trí đáng đầu tư thời gian nhất trong công tác vệ sinh duy trì.
Bàn làm việc có thể chưa cần lau lại ngay sau vài giờ, nhưng nhà vệ sinh bị bẩn hoặc pantry có thức ăn đổ ra sàn thì không nên để lâu.
Với nhà vệ sinh, nên vệ sinh luân phiên từng phòng hoặc từng khu vực. Nếu chỉ có một nhà vệ sinh phục vụ cả tầng, cần lựa chọn thời điểm ít người và thông báo rõ khi tạm ngừng sử dụng để làm sạch.
Tại pantry, nên ưu tiên:
Dụng cụ lau nhà vệ sinh phải được phân biệt với dụng cụ dùng tại khu vực ăn uống. Đây là nguyên tắc quan trọng để hạn chế lây nhiễm chéo.
Không phải khu vực nào của văn phòng cũng được phép vệ sinh theo cách thông thường.
Phòng máy chủ, phòng điều khiển và khu kỹ thuật thường có yêu cầu riêng về an ninh, thiết bị và điều kiện môi trường.
Nhân viên vệ sinh chỉ được vào khi có sự cho phép, đồng thời cần tuân thủ hướng dẫn của bộ phận phụ trách.
Tuyệt đối không tự ý rút dây điện, di chuyển thiết bị hoặc sử dụng nước và hóa chất gần hệ thống điện tử nhạy cảm.
Có những nơi chỉ cần lau bụi sai cách đã có nguy cơ ảnh hưởng đến hệ thống đang vận hành. Vì thế, nếu chưa được hướng dẫn rõ ràng, tốt nhất không tự xử lý.
Một văn phòng sạch sẽ nhưng nhân viên liên tục bị tiếng máy hút bụi làm phiền thì rõ ràng chất lượng dịch vụ chưa thể coi là tốt.
Đối với văn phòng hoạt động xuyên đêm, sự yên tĩnh cần được xem là một tiêu chí quan trọng khi xây dựng phương án vệ sinh.
Máy hút bụi công nghiệp thường có hiệu quả làm sạch tốt, nhưng không phải thiết bị nào cũng phù hợp sử dụng cạnh khu vực đang làm việc.
Khi lựa chọn thiết bị, cần quan tâm đến độ ồn theo thông số của nhà sản xuất, khả năng điều chỉnh công suất và đặc điểm mặt sàn.
Một số giải pháp có thể áp dụng gồm:
Tất nhiên, thiết bị ít ồn không đồng nghĩa với việc có thể sử dụng ở bất cứ đâu. Nếu phòng đang diễn ra cuộc họp quan trọng, việc hút bụi vẫn nên chuyển sang thời điểm khác.
Đôi khi một chiếc khăn microfiber và cây lau sàn phù hợp lại hiệu quả hơn việc đưa máy móc vào một không gian đang có nhiều người làm việc.
Những công việc nên ưu tiên thực hiện thủ công gồm:
Tuy nhiên, không nên vì muốn yên tĩnh mà bỏ qua yêu cầu vệ sinh. Với thảm chứa nhiều bụi, lau thủ công không thể thay thế hoàn toàn việc hút bụi.
Giải pháp hợp lý là tạm thời xử lý những vị trí cần thiết, sau đó bố trí hút bụi đúng thời điểm.
Trong danh mục công việc vệ sinh văn phòng, có những hạng mục nên tách khỏi lịch duy trì hằng ngày.
Chẳng hạn:
Những công việc này nên có lịch riêng theo tuần, tháng hoặc tùy mức độ sử dụng.
Doanh nghiệp có thể thống nhất một khoảng thời gian ít người làm việc nhất để triển khai. Nếu cần thiết, hãy làm từng phòng thay vì cả tầng cùng lúc.
Tôi cho rằng không nên quá cứng nhắc với lịch vệ sinh chuyên sâu. Nếu hôm đó công ty có cuộc họp quan trọng kéo dài, việc điều chỉnh lịch sang ngày khác thường hợp lý hơn là cố làm cho đúng kế hoạch.
Giữ yên tĩnh không chỉ phụ thuộc vào máy móc. Cách làm việc của nhân viên vệ sinh cũng rất quan trọng.
Nhân sự cần được hướng dẫn:
Một nhân viên vệ sinh chuyên nghiệp không chỉ biết lau sạch sàn nhà mà còn phải quan sát và hiểu mình đang làm việc trong môi trường như thế nào.
Văn phòng hoạt động liên tục không có nghĩa tất cả khu vực phải được lau dọn liên tục.
Nếu cứ vài giờ lại lau toàn bộ văn phòng, vừa tốn nhân lực, vừa có thể khiến người làm việc cảm thấy bị làm phiền.
Theo tôi, nên phân chia tần suất dựa vào mật độ sử dụng và khả năng phát sinh chất bẩn của từng vị trí.
| Khu vực | Tần suất tham khảo | Lưu ý |
|---|---|---|
| Nhà vệ sinh | Kiểm tra 2-4 giờ/lần | Tăng lượt khi đông người |
| Pantry | Sau giờ ăn và khi phát sinh bẩn | Ưu tiên xử lý rác thực phẩm |
| Sảnh, hành lang | 2-3 lượt/ngày | Xử lý ngay vết nước gây trơn |
| Phòng họp | Sau mỗi lượt sử dụng | Phối hợp với lịch đặt phòng |
| Bàn làm việc | 1 lần/ngày theo thỏa thuận | Không tự ý di chuyển tài sản |
| Thùng rác | Mỗi ca hoặc khi gần đầy | Không để rác thực phẩm qua đêm |
| Thảm, sàn cần làm sạch sâu | Theo tuần, tháng hoặc thực tế | Bố trí vào giờ ít người |
Đây là tần suất tham khảo, không phải tiêu chuẩn cố định. Một nhà vệ sinh có hàng trăm lượt sử dụng mỗi ngày chắc chắn cần được kiểm tra thường xuyên hơn nhà vệ sinh của văn phòng chỉ có vài chục người.
Ngoài lịch cố định, nên duy trì nguyên tắc xử lý ngay những vết bẩn có nguy cơ gây tai nạn hoặc mất vệ sinh.
Ví dụ, nước đổ ra sàn cần được xử lý kịp thời, không thể đợi đến lượt vệ sinh tiếp theo.
Muốn duy trì chất lượng ổn định, doanh nghiệp cần có quy trình rõ ràng. Đặc biệt, khi nhiều nhân viên vệ sinh thay phiên nhau làm việc, nếu không có hướng dẫn chung thì mỗi người rất dễ thực hiện một kiểu.
Trước tiên, cần tìm hiểu lịch làm việc thực tế.
Không nên chỉ hỏi doanh nghiệp mở cửa từ mấy giờ đến mấy giờ, mà cần biết:
Những thông tin này giúp xây dựng lịch vệ sinh phù hợp ngay từ đầu.
Sau khảo sát, đơn vị vệ sinh cần lập bảng phân công công việc theo ca và theo khu vực.
Lịch nên nêu rõ thời gian thực hiện, người phụ trách, hạng mục vệ sinh và những lưu ý đặc biệt.
Đối với các công việc như giặt thảm hoặc chà sàn, cần thông báo trước để doanh nghiệp sắp xếp hoạt động.
Một lịch vệ sinh càng rõ ràng thì càng giảm nguy cơ chồng chéo giữa các bộ phận.
Dụng cụ sử dụng trong văn phòng 24/7 cần đáp ứng cả yêu cầu làm sạch lẫn sự thuận tiện khi thao tác.
Nên ưu tiên:
Với khu vực có người đang làm việc, cũng nên hạn chế sản phẩm có mùi quá nồng. Không tự ý pha trộn hóa chất hoặc tăng nồng độ để làm sạch nhanh hơn.
Khi thực hiện, nhân viên nên làm theo nguyên tắc gọn đến đâu sạch đến đó.
Ví dụ, tại hành lang, cần bố trí biển cảnh báo trước, vệ sinh một phần diện tích rồi chuyển sang phần tiếp theo khi điều kiện an toàn cho phép.
Với khu vực bàn làm việc, nên lau từ bề mặt cao xuống thấp và vệ sinh sàn sau cùng để tránh bụi rơi trở lại nơi đã làm sạch.
Trong quá trình làm việc, phải luôn chú ý quan sát người qua lại, không để dây điện máy móc hoặc dụng cụ cản trở lối đi.
Đây là bước rất dễ bị xem nhẹ.
Với văn phòng thông thường, một đội vệ sinh có thể hoàn thành rồi bàn giao vào cuối ngày. Nhưng trong văn phòng 24/7, người làm ca sau cần biết ca trước đã xử lý những gì.
Nội dung bàn giao nên có:
Chẳng hạn, nếu phòng họp chưa thể vệ sinh vì cuộc họp kéo dài, nhân viên ca trước phải ghi nhận để ca sau tiếp tục.
Có bàn giao rõ ràng, công việc sẽ không bị bỏ sót hoặc làm trùng lặp.
Có những sai lầm nghe qua tưởng không đáng kể, nhưng khi xảy ra thường xuyên sẽ ảnh hưởng khá nhiều đến chất lượng môi trường làm việc.
Chỉ bố trí nhân viên vệ sinh ban ngày: Nếu ban đêm vẫn có nhiều người làm việc, rác và vết bẩn có thể tồn đọng đến sáng hôm sau.
Dồn toàn bộ công việc vào một khung giờ: Dễ dẫn đến tình trạng khu vực cần làm sạch thì đang đông người, trong khi khu vực khác không có ai lại bị bỏ qua.
Sử dụng máy gây ồn không đúng thời điểm: Tiếng hút bụi hoặc chà sàn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc gọi, cuộc họp và khả năng tập trung.
Không phân chia khu vực vệ sinh: Nhân viên dễ di chuyển dụng cụ qua lại, làm trùng công việc hoặc bỏ sót những vị trí khuất.
Không có người chịu trách nhiệm bàn giao: Ca sau không biết ca trước đã làm gì, khu vực nào đang có vấn đề.
Thiếu nhân sự thay thế: Khi một người nghỉ đột xuất, toàn bộ lịch vệ sinh có thể bị xáo trộn.
Bố trí ca làm việc không hợp lý: Nhân viên mệt mỏi, dễ thao tác thiếu cẩn thận và ảnh hưởng đến chất lượng vệ sinh.
Tôi nghĩ rằng một phương án vệ sinh tốt không nhất thiết phải có thật nhiều nhân viên. Điều quan trọng hơn là mọi người biết mình cần làm gì, làm vào lúc nào và ai chịu trách nhiệm kiểm tra.
Chi phí là vấn đề nhiều doanh nghiệp quan tâm khi cân nhắc thuê dịch vụ vệ sinh hoạt động xuyên ngày đêm.
Tuy nhiên, rất khó đưa ra một mức giá chính xác nếu chưa khảo sát.
Có văn phòng diện tích lớn nhưng ban đêm chỉ cần một nhân viên trực. Ngược lại, có nơi diện tích không quá rộng nhưng mật độ sử dụng cao, nhà vệ sinh và pantry cần được kiểm tra liên tục.
Diện tích ảnh hưởng đến khối lượng lau sàn, hút bụi, lau kính và thời gian di chuyển.
Nhưng mật độ nhân viên mới là yếu tố tác động mạnh đến lượng rác và nhu cầu vệ sinh duy trì.
Ví dụ, hai văn phòng cùng diện tích 800m² nhưng một nơi hoạt động 24/7 với nhiều nhân viên trực luân phiên, nơi còn lại chỉ có một nhóm kỹ thuật nhỏ trực đêm. Rõ ràng, hai nơi không nhất thiết cần số lượng nhân viên vệ sinh giống nhau.
Bố trí người vệ sinh suốt 24 giờ sẽ khác với việc thuê dịch vụ làm sạch theo ba lượt trong ngày.
Chi phí cần tính đến thời gian làm việc, nhân sự dự phòng, quản lý và các khoản liên quan đến lao động ban đêm.
Theo Bộ luật Lao động Việt Nam, giờ làm việc ban đêm được tính từ 22h đến 6h sáng hôm sau. Việc bố trí nhân sự phải tuân thủ quy định về thời giờ làm việc, nghỉ ngơi và chế độ trả lương tương ứng. Sở Tư Pháp Cần Thơ+1
Vì vậy, khi so sánh báo giá, không nên chỉ nhìn vào đơn giá mỗi nhân viên mà bỏ qua thời gian phục vụ và phạm vi công việc.
Một hợp đồng chỉ bao gồm vệ sinh duy trì sẽ khác với hợp đồng có thêm:
Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá tách bạch giữa công việc thường xuyên và công việc phát sinh.
Cách này giúp kiểm soát ngân sách tốt hơn, đồng thời tránh tranh cãi khi nghiệm thu.
Nếu doanh nghiệp có sẵn bộ phận quản lý vận hành và chỉ cần một khối lượng vệ sinh nhỏ, tuyển nhân viên riêng có thể là lựa chọn phù hợp.
Tuy nhiên, với văn phòng có nhiều ca làm việc, việc tự quản lý nhân sự vệ sinh đôi khi khá phức tạp. Doanh nghiệp phải chủ động sắp xếp lịch, giám sát chất lượng, chuẩn bị dụng cụ và tìm người thay thế khi có nhân viên nghỉ.
Thuê đơn vị vệ sinh chuyên nghiệp có thể giúp giảm bớt những đầu việc này, với điều kiện hợp đồng quy định rõ trách nhiệm của nhà cung cấp.
Theo tôi, không có phương án nào tốt nhất cho tất cả doanh nghiệp. Nên lựa chọn dựa vào tổng chi phí, chất lượng mong muốn và khả năng quản lý thực tế.
Khi tìm đơn vị vệ sinh văn phòng 24/7, đừng chỉ hỏi giá mỗi tháng bao nhiêu.
Điều đáng quan tâm hơn là nhà cung cấp có thực sự hiểu cách vận hành của một văn phòng làm việc xuyên đêm hay không.
Một số tiêu chí nên xem xét gồm:
Ngoài ra, doanh nghiệp nên trao đổi trước về những phòng ban yêu cầu đặc biệt, nhất là khu vực tổng đài, phòng điều hành, phòng máy chủ hoặc nơi có nhiều thiết bị điện tử.
Một nhà cung cấp có kinh nghiệm sẽ không chỉ đưa ra bảng giá, mà còn phải giải thích được vì sao nên bố trí nhân viên vào khung giờ đó và phương án xử lý khi hoạt động của văn phòng thay đổi.
Không nhất thiết. Nếu ban đêm chỉ có ít người làm việc, doanh nghiệp có thể sử dụng phương án vệ sinh theo lượt kết hợp trực xử lý sự cố.
Tuy nhiên, với những nơi có mật độ nhân viên cao suốt đêm, bố trí nhân sự vệ sinh ca đêm thường thuận tiện hơn.
Có thể thực hiện ở những khu vực không ảnh hưởng đến người làm việc, sử dụng thiết bị phù hợp và được doanh nghiệp cho phép.
Riêng phòng họp, tổng đài hoặc nơi cần tập trung cao, nên bố trí hút bụi vào lúc ít người hoặc tạm thời không sử dụng.
Điều này phụ thuộc vào số lượng nhân viên, diện tích và khối lượng công việc.
Ba ca thích hợp khi cần duy trì nhân sự vệ sinh liên tục. Hai ca kết hợp trực hoặc vệ sinh theo lượt có thể phù hợp với những nơi hoạt động ít hơn vào ban đêm.
Có thể bắt đầu bằng lịch kiểm tra mỗi 2-4 giờ, sau đó điều chỉnh theo mức độ sử dụng thực tế.
Nếu nhà vệ sinh phục vụ đông người, cần tăng tần suất và xử lý ngay khi có vết bẩn, mùi khó chịu hoặc thiếu vật tư.
Nên ưu tiên dụng cụ ít gây tiếng ồn, lau dọn thủ công tại những vị trí cần yên tĩnh và vệ sinh luân phiên từng khu vực.
Các công việc dùng máy lớn cần có lịch riêng, được thống nhất với bộ phận quản lý văn phòng.
Thông thường, chi phí nhân công ca đêm có thể cao hơn do chế độ tiền lương làm việc ban đêm và yêu cầu bố trí nhân sự.
Tuy nhiên, tổng chi phí hợp đồng còn phụ thuộc vào số người, số giờ phục vụ, thiết bị, phạm vi công việc và các dịch vụ đi kèm.
Với các doanh nghiệp hoạt động 24/7, duy trì một văn phòng sạch sẽ là công việc cần được tính toán ngay từ khâu tổ chức, chứ không đơn giản là thuê người đến lau dọn mỗi ngày.
Theo tôi, một phương án vệ sinh thực sự hiệu quả phải giải quyết được ba vấn đề: đúng thời điểm, đúng khu vực và hạn chế tối đa ảnh hưởng đến nhân viên đang làm việc.
Cleanhouse cung cấp dịch vụ vệ sinh văn phòng, vệ sinh công nghiệp và làm sạch định kỳ, hướng đến việc xây dựng phương án phù hợp với đặc điểm sử dụng của từng doanh nghiệp. Với những văn phòng hoạt động xuyên ngày đêm, khách hàng có thể trao đổi nhu cầu khảo sát, chia ca, lựa chọn khung giờ vệ sinh và kiểm soát các công việc gây tiếng ồn để được tư vấn phương án phù hợp.
Thay vì áp dụng một lịch dọn dẹp cứng nhắc cho mọi văn phòng, cần xác định rõ khu vực nào cần làm sạch thường xuyên, khu vực nào có thể vệ sinh theo lượt và thời điểm nào phù hợp để thực hiện những công việc chuyên sâu.
Văn phòng sạch là điều cần thiết, nhưng sự thoải mái của nhân viên trong quá trình làm việc cũng quan trọng không kém. Đó mới là giá trị mà một dịch vụ vệ sinh chuyên nghiệp nên hướng đến.
Liên hệ Cleanhouse để được tư vấn dịch vụ vệ sinh văn phòng:
Mã : 1368
